Θα πρέπει να εξετάσετε τα αναλυτικά στοιχεία παραγωγικότητας για μια υβριδική ομάδα;

96

Μια ευέλικτη πολιτική εργασίας μπορεί να επιτρέψει στην υβριδική ομάδα σας να είναι πιο παραγωγική ενώ βρίσκεται σε ρολόι. Ωστόσο, η διαχείριση τόσο εντός γραφείου όσο και υβριδικών ομάδων μπορεί να είναι δύσκολη, ειδικά χωρίς ένα αξιόπιστο σύστημα για την επίβλεψη της ομαδικής εργασίας, την παρακολούθηση του χρόνου και τη μέτρηση της απόδοσης.

Σε αυτόν τον οδηγό αναλυτικών στοιχείων παραγωγικότητας για υβριδικές ομάδες, καλύπτουμε όλα όσα χρειάζεται να γνωρίζετε για αυτά τα εργαλεία. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να αποφασίσετε ποια είναι η καλύτερη για την εταιρεία σας και να βοηθήσετε τους υπαλλήλους σας να εργάζονται πιο αποτελεσματικά, διατηρώντας παράλληλα υψηλά επίπεδα αφοσίωσης και ευημερίας.

Τι είναι η ανάλυση παραγωγικότητας;

Η ανάλυση παραγωγικότητας είναι μια μέθοδος συλλογής και αξιολόγησης δεδομένων από τις εργασιακές δραστηριότητες των εργαζομένων. Με αυτές τις πληροφορίες, μπορείτε να βελτιώσετε τις διαδικασίες λήψης αποφάσεων και να γνωρίζετε πότε να διαθέσετε περισσότερους πόρους ή να ενημερώσετε τις πολιτικές.

Ως διευθυντής, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μετρήσεις παραγωγικότητας για να μετρήσετε διάφορες εργασιακές δραστηριότητες, όπως:

• Πόση δουλειά παράγουν οι ομάδες σας σε μια δεδομένη περίοδο
• Πώς οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν το χρόνο τους ενώ είναι ρολόι
• Πόσα έσοδα δημιουργεί η εργασία των εργαζομένων
• Πόσο αφοσιωμένοι είναι οι εργαζόμενοι κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας

Μπορείτε σίγουρα να μετρήσετε την παραγωγικότητα των εργαζομένων χειροκίνητα με ένα απλό υπολογιστικό φύλλο. Αν και με αυτήν την προσέγγιση, θα πρέπει να λάβετε υπόψη όλο τον χρόνο και τα έξοδα που απαιτούνται για την εισαγωγή δεδομένων, τον έλεγχο μετρήσεων και τη δημιουργία πληροφοριών.

Τα ειδικά εργαλεία ανάλυσης παραγωγικότητας παρακολουθούν αυτόματα τον χρόνο, τα έργα και τις εργασίες των εργαζομένων, ώστε να μην χρειάζεται. Αυτά τα εργαλεία επίσης επεξεργάζονται και εμφανίζουν τα δεδομένα, ώστε να μπορείτε να δείτε τη δραστηριότητα των εργαζομένων και να εντοπίσετε τις τάσεις στα αποτελέσματά τους.

Γιατί τα αναλυτικά στοιχεία παραγωγικότητας μπορούν να είναι ένα σημαντικό εργαλείο για τους διευθυντές υβριδικών ομάδων

Η ανάλυση παραγωγικότητας μπορεί να ωφελήσει κάθε τύπο εργασιακού περιβάλλοντος σε σχεδόν κάθε κλάδο. Αυτά τα εργαλεία είναι ιδιαίτερα ωφέλιμα για στελέχη με ομάδες που χρησιμοποιούν ένα υβριδικό μοντέλο εργασίας.

Η χρήση μιας πλατφόρμας για τη μέτρηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων σάς παρέχει σταθερά δεδομένα, είτε η ομάδα σας είναι απομακρυσμένη είτε επιτόπου. Μπορείτε επίσης να συγκρίνετε δεδομένα σε διάφορες τοποθεσίες εργασίας και ρυθμίσεις για να δείτε τι οδηγεί στα καλύτερα αποτελέσματα για την ομάδα σας.

Τι μπορείτε να επιτύχετε με την εφαρμογή αναλυτικών στοιχείων παραγωγικότητας σε έναν υβριδικό χώρο εργασίας; Ακολουθούν μερικά από τα μεγαλύτερα προνόμια για υβριδικούς διαχειριστές:

• Μετρήστε την πρόοδό σας προς τους στόχους, ώστε να μπορείτε να προβλέψετε τις ώρες των εργαζομένων και τους πόρους στο χώρο εργασίας που χρειάζεστε για να φτάσετε στη γραμμή του τερματισμού. Τα εργαλεία ανάλυσης δεδομένων μπορούν να σας πουν εάν είστε σε καλό δρόμο ή πρέπει να επανεξετάσετε τον προϋπολογισμό σας.
• Ορίστε σημεία αναφοράς παραγωγικότητας, ώστε να κατανοείτε τα τυπικά επίπεδα απόδοσης για την ομάδα σας, ανεξάρτητα από το πού εργάζεται. Εάν οι εργαζόμενοι δεν πληρούν αυτούς τους βασικούς δείκτες απόδοσης (KPI), μπορείτε να αφιερώσετε χρόνο για να μάθετε γιατί.
• Βελτιώστε τις επιχειρηματικές διαδικασίες εντοπίζοντας κορυφαίους επιδόσεις που εργάζονται εξ αποστάσεως, στο γραφείο ή και στα δύο. Στη συνέχεια, αναθεωρήστε τα συστήματά τους, ώστε να μπορείτε να ανεβείτε επίπεδο την υπόλοιπη ομάδα σας.
• Βελτιώστε τη συνεργασία της ομάδας αποκτώντας καλύτερη εικόνα για το πότε και πώς λειτουργούν καλύτερα οι κατανεμημένες ομάδες σας. Εάν εντοπίσετε σημεία συμφόρησης, μπορείτε να ενθαρρύνετε τους συναδέλφους να προσαρμόσουν τα χρονοδιαγράμματα ή τις ροές εργασίας για καλύτερη ομαδική εργασία.
• Ενισχύστε τη δέσμευση και την ευημερία των εργαζομένων, εντοπίζοντας ποια μέλη της ομάδας εργάζονται πάρα πολύ. Ενθαρρύνοντας την ομάδα σας να διατηρήσει μια υγιή ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής, μπορείτε να τη βοηθήσετε να βελτιώσει την απόδοσή της και να αποφύγει την εξάντληση.

Ενεργοποίηση υβριδικών υπαλλήλων με ένα εργαλείο ανάλυσης παραγωγικότητας

Για τους υβριδικούς μάνατζερ, η χρήση ενός εργαλείου παραγωγικότητας είναι άσκοπη. Ωστόσο, είναι απαραίτητο να έχετε μαζί του τα μέλη της υβριδικής ομάδας σας.

Οι υβριδικοί εργαζόμενοι συχνά αντιλαμβάνονται κάθε τύπο εργαλείου παρακολούθησης εργασίας ως τακτική για την παρακολούθηση ή την επιτήρηση των εργαζομένων. Εάν αισθανθούν ότι τους παρακολουθείτε ή ότι επικρίνετε κάθε ενέργεια, μπορεί να δείτε μια πτώση στην αφοσίωση και το ηθικό τους.

Ως διευθυντής, μπορείτε να απαιτήσετε από την ομάδα σας να χρησιμοποιήσει ένα εργαλείο ανάλυσης εργασίας και να κλείσει τυχόν αντιρρήσεις. Στην ιδανική περίπτωση, θέλετε η ομάδα σας να ενδιαφέρεται για το τι κάνει το εργαλείο και τι μπορεί να μάθει, κάνοντας τελικά την όλη διαδικασία πιο επιτυχημένη.

Χρησιμοποιήστε τις παρακάτω συμβουλές για να λάβετε την υποστήριξη της ομάδας σας, είτε κάνουν εργασία εξ αποστάσεως είτε επιτόπου.

Να είστε διαφανείς

Το να πείτε στο γραφείο σας και στους απομακρυσμένους εργαζόμενους ότι παρακολουθείτε τον χρόνο και την εργασία τους είναι το ελάχιστο. Όταν αναλαμβάνετε την πρωτοβουλία να εξηγήσετε συγκεκριμένα τι παρακολουθείτε και γιατί, μπορείτε να ορίσετε προσδοκίες και να βοηθήσετε την ομάδα σας να πετύχει:

• Σκοπεύετε να παρακολουθείτε τις τοποθεσίες της ομάδας σας ενώ είναι στη δουλειά;
• Θα παρακολουθείτε τους ιστότοπους και τις εφαρμογές που χρησιμοποιούν κατά την εργασία τους;
• Σκοπεύετε να παρακολουθήσετε τον ενεργό και τον χρόνο αδράνειας;
• Θα χρησιμοποιήσετε τα αποτελέσματα για να επιβραβεύσετε τους κορυφαίους επιδόσεις ή να προσφέρετε σχόλια σε υπαλλήλους με χαμηλότερα ποσοστά παραγωγικότητας;

Αποφύγετε τα επεμβατικά εργαλεία

Δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι τόσο οι ομάδες εργασίας εντός γραφείου όσο και οι ομάδες εργασίας από απόσταση είναι απρόθυμες να χρησιμοποιήσουν εργαλεία ανάλυσης παραγωγικότητας. Πολλοί είναι υπερβολικά επεμβατικοί και παρακολουθούν κάθε κίνηση των εργαζομένων, ανεξάρτητα από το πού εργάζονται.

Για να βελτιώσετε τα ποσοστά υιοθεσίας και να κάνετε τη συμμετοχή πιο πιθανή, αποφύγετε την επιλογή επεμβατικών εργαλείων. Οι υβριδικές ομάδες είναι πιο πιθανό να μην εμπιστεύονται τις πλατφόρμες που καταγράφουν πατήματα πλήκτρων, καταγράφουν τις κάμερες ιστού των εργαζομένων ή παρακολουθούν οθόνες σε πραγματικό χρόνο.

Για παράδειγμα, το Time Doctor δεν καταγράφει ποτέ πατήματα πλήκτρων, κινήσεις του ποντικιού ή webcam. Η πλατφόρμα παραγωγικότητάς μας παρακολουθεί μόνο τα επίπεδα δραστηριότητας και λαμβάνει προαιρετικές εκπομπές οθόνης.

Δώστε στους υπαλλήλους τον έλεγχο

Όταν ζητάτε από απομακρυσμένους υπαλλήλους και υπαλλήλους γραφείου να χρησιμοποιήσουν εργαλεία παραγωγικότητας, είναι εύκολο για αυτούς να πιστεύουν ότι δεν έχουν πλέον κανένα απόρρητο ενώ είναι στο ρολόι. Μπορείτε να ξεπεράσετε αυτήν την αντίρρηση επιλέγοντας ένα εργαλείο που δίνει στους υπαλλήλους τον έλεγχο.

Για παράδειγμα, το Time Doctor μπορεί να θολώσει αυτόματα τα στιγμιότυπα οθόνης για να αποφύγει την αποκάλυψη ευαίσθητων πληροφοριών. Ως διαχειριστής πλατφόρμας, μπορείτε επίσης να επιτρέψετε στους υπαλλήλους να διαγράφουν στιγμιότυπα οθόνης όπως απαιτείται για να τους δώσετε τον μέγιστο έλεγχο.

Μοιραστείτε τα αποτελέσματα

Στις περισσότερες περιπτώσεις, πιθανότατα θα χρησιμοποιήσετε αυτά τα αναλυτικά στοιχεία για να ενημερώσετε τα συστήματα διαχείρισης έργων ή να βελτιώσετε τα χρονοδιαγράμματα εργασίας των εργαζομένων. Δεν υπάρχει λόγος να κρατάτε όλα αυτά τα αποτελέσματα εμπιστευτικά.

Μοιράζοντας πληροφορίες με την ομάδα σας, μπορείτε να βελτιώσετε τη διαφάνεια και να δώσετε σε όλους περισσότερες ευκαιρίες να πετύχουν. Η επιβράβευση των πιο παραγωγικών υπαλλήλων σας είναι ένα εξαιρετικό πρώτο βήμα.

Μπορεί να προκαλέσετε άλλους υπαλλήλους να κάνουν βελτιώσεις και να τους δώσετε τα εργαλεία που χρειάζονται για να το κάνουν. Μπορείτε επίσης να βοηθήσετε την ομάδα σας να υιοθετήσει τις πιο αποτελεσματικές ροές εργασίας και συστήματα, ώστε όλοι να είναι πιο παραγωγικοί.

Πώς τα αναλυτικά στοιχεία παραγωγικότητας του Time Doctor μπορούν να βοηθήσουν στη μέτρηση και τη βελτίωση της απόδοσης όπου κι αν εργάζονται οι άνθρωποι σας

Με μια πλατφόρμα παρακολούθησης χρόνου και ανάλυσης εργάσιμων ημερών, όπως το Time Doctor, μπορείτε να μετράτε αυτόματα την παραγωγικότητα από οπουδήποτε. Ακολουθεί μια πιο προσεκτική ματιά στο πώς τα εργαλεία μας συνδέονται σε ένα υβριδικό περιβάλλον εργασίας.

Παρακολούθηση χρόνου για ανάλυση προγραμματισμού και κάλυψης

Το Time Doctor μπορεί εύκολα να παρακολουθεί τόσο τα επαναλαμβανόμενα εβδομαδιαία προγράμματα όσο και τις μεμονωμένες εργάσιμες ημέρες. Μόλις οι διευθυντές εισαγάγουν τις βάρδιες, η πλατφόρμα επισημαίνει τους υπαλλήλους ως παρόντες, καθυστερημένοι ή απόντες, ώστε να μπορείτε να αναλύσετε τη συμμετοχή και την κάλυψη αμέσως.

Η πλατφόρμα μπορεί να παρακολουθεί τον χρόνο εργασίας των εργαζομένων χειροκίνητα ή αυτόματα. Η αυτοματοποιημένη επιλογή ξεκινά την παρακολούθηση όταν οι εργαζόμενοι συνδέονται στις συσκευές εργασίας τους. Η μη αυτόματη επιλογή απαιτεί από τους υπαλλήλους να ξεκινούν και να διακόπτουν την παρακολούθηση εργασιών, δίνοντάς τους περισσότερο έλεγχο.

Απόδειξη εργασίας για να αποκτήσετε ορατότητα στις εργάσιμες ημέρες των εργαζομένων

Με τον αυτοματοποιημένο ιστότοπο και την παρακολούθηση εφαρμογών του Time Doctor, δεν χρειάζεται να ζητάτε από τους υπαλλήλους να αναφέρουν τις καθημερινές ή εβδομαδιαίες εργασίες τους. Η πλατφόρμα καταγράφει αυτόματα τις εφαρμογές και τους ιστότοπους που χρησιμοποιούν κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας, παρέχοντας καθημερινά χρονοδιαγράμματα.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα δεδομένα για να κατανοήσετε πόσο χρόνο αφιερώνουν οι εργαζόμενοι σε συγκεκριμένες εργασίες και έργα και πώς δομούν την ημέρα τους. Τα αναλυτικά στοιχεία μπορούν επίσης να σας βοηθήσουν να σχεδιάσετε έργα και να διαθέσετε πόρους.

Αναφορές παραγωγικότητας για την παρακολούθηση της αποδοτικότητας

Θέλετε να μάθετε αν η ομάδα σας χρησιμοποιεί το χρόνο της με σύνεση; Μπορείτε να χαρακτηρίσετε ιστότοπους και εφαρμογές ως παραγωγικές ή μη παραγωγικές. Το Time Doctor σάς δείχνει αυτόματα εάν η ομάδα σας λειτουργεί πραγματικά αποτελεσματικά.

Μπορείτε να ελέγξετε τις πληροφορίες παραγωγικότητας και να αναζητήσετε μοτίβα με μεμονωμένους υπαλλήλους ή ομάδες. Για παράδειγμα, μπορεί να διαπιστώσετε ότι ορισμένοι υπάλληλοι κάνουν πιο παραγωγική δουλειά σε συγκεκριμένες ώρες της ημέρας, σε συγκεκριμένα έργα ή σε συγκεκριμένους χώρους εργασίας (π.χ. εργασία από το σπίτι σε σχέση με το γραφείο).

Πληροφορίες για την ευημερία των εργαζομένων για αύξηση της διατήρησης

Οι υπάλληλοί σας μπορεί να είναι παραγωγικοί, αλλά οι KPI τους είναι πολύ φιλόδοξοι, απαιτώντας από αυτούς να εργάζονται υπερωρίες ή να αφιερώνουν πάρα πολλές ώρες αργά το βράδυ; Η υπερβολική εργασία μπορεί να οδηγήσει σε εξάντληση, η οποία μπορεί να προκαλέσει φθορά.

Οι πληροφορίες για την ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής του Time Doctor μπορούν να σας βοηθήσουν να εντοπίσετε εκείνους τους υβριδικούς υπαλλήλους που μπορεί να κινδυνεύουν από εξουθένωση. Στη συνέχεια, μπορείτε να συνεργαστείτε μαζί τους για να εντοπίσετε την αιτία και να καταλήξετε σε μια πιο βιώσιμη λύση.

Ξεκινήστε με τα αναλυτικά στοιχεία παραγωγικότητας για υβριδικές ομάδες

Αναρωτιέστε πώς ένα εργαλείο ανάλυσης παραγωγικότητας μπορεί να ενισχύσει την αποτελεσματικότητα της υβριδικής ομάδας σας και να σας βοηθήσει να πάρετε πιο έξυπνες αποφάσεις; Κάντε κράτηση για μια επίδειξη του Time Doctor και δείτε από πρώτο χέρι πώς η πλατφόρμα αναλυτικών στοιχείων μας μπορεί να βελτιώσει τη συνολική απόδοση της εταιρείας σας με εργαλεία φιλικά προς τους εργαζόμενους.