Οι ασκήσεις εικονικής διαχείρισης αλλαγών (VCM) είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να προσομοιώσετε πραγματικές καταστάσεις και να δοκιμάσετε νέες στρατηγικές πριν γίνουν πραγματικότητα. Παρέχουν επίσης ένα ασφαλές περιβάλλον όπου οι εργαζόμενοι μπορούν να μοιραστούν τις ιδέες τους χωρίς φόβο αντιποίνων.
Η διαχείριση αλλαγών είναι η διαδικασία διαχείρισης αλλαγών μέσα σε έναν οργανισμό. Ο στόχος είναι να διασφαλιστεί ότι η αλλαγή είναι επιτυχής και ότι όλοι οι εμπλεκόμενοι επωφελούνται από την αλλαγή.
Αυτό το άρθρο παρέχει οκτώ νικηφόρες στρατηγικές για την εφαρμογή ασκήσεων εικονικής διαχείρισης αλλαγών.
Αρχικά, ας ρίξουμε μια γρήγορη ματιά στη διαχείριση αλλαγών.
Τι είναι οι ασκήσεις διαχείρισης αλλαγής;
Η διαχείριση αλλαγών είναι μια διαδικασία για τη διαχείριση αλλαγών σε έναν οργανισμό. Ο σκοπός του διαχείριση της αλλαγής είναι να διασφαλιστεί ότι ο οργανισμός είναι προετοιμασμένος για οποιεσδήποτε αλλαγές μπορεί να προκύψουν. Αυτό περιλαμβάνει τη διασφάλιση ότι όλα τα τμήματα είναι ενήμερα για τις αλλαγές και ότι κατανοούν πώς θα τις επηρεάσουν οι αλλαγές.
Οι ασκήσεις διαχείρισης αλλαγών είναι σημαντικές για κάθε ομάδα, είτε βρίσκονται σε ένα μέρος είτε διανέμονται σε όλο τον κόσμο. Ο κύριος στόχος αυτών των ασκήσεων είναι να διασφαλίσουν ότι όλοι κατανοούν τι συμβαίνει και πώς να συνεργαστούν αποτελεσματικά. Αυτές οι ασκήσεις βοηθούν επίσης στον εντοπισμό πιθανών συγκρούσεων από νωρίς, γεγονός που βοηθά στην αποφυγή τους να συμβούν αργότερα.
11 ενεργά βήματα για την εφαρμογή ασκήσεων εικονικής διαχείρισης αλλαγών
1. Δημιουργήστε μια κουλτούρα εμπιστοσύνης
Το πρώτο βήμα σε οποιοδήποτε πρόγραμμα διαχείρισης αλλαγής είναι η ανάληψη πολιτιστικών πρωτοβουλιών.
Οι εικονικές ομάδες γίνονται όλο και πιο κοινές στον σημερινό επιχειρηματικό κόσμο, όπου η συνεργασία μεταξύ γεωγραφικά διασκορπισμένων ατόμων έχει καταστεί απαραίτητη για την επιτυχία.
Ωστόσο, όταν εργάζονται εξ αποστάσεως, τα μέλη της ομάδας πρέπει να μπορούν να βασίζονται το ένα στο άλλο για να προσφέρουν εργασία υψηλής ποιότητας. Η εμπιστοσύνη είναι ένας από τους βασικούς παράγοντες που επιτρέπουν στις απομακρυσμένες ομάδες να λειτουργούν αποτελεσματικά. Χωρίς εμπιστοσύνη, η επικοινωνία διακόπτεται, η παραγωγικότητα υποφέρει και τα έργα αποτυγχάνουν.
Οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι πρέπει να αισθάνονται άνετα να μοιράζονται τις ιδέες, τις ανησυχίες και τις προτάσεις τους. Αυτό σημαίνει ότι η ομάδα διαχείρισης πρέπει να είναι ανοιχτόμυαλη, πρόθυμη να ακούσει και να υποστηρίξει.
2. Καλλιεργήστε την ηγετική ικανότητα
Η ικανότητα χειρισμού της αλλαγής σε οργανωτικό επίπεδο εξαρτάται από ηγετική ικανότητα. Βοηθά την επιχείρηση να αλλάζει πιο γρήγορα και αποτελεσματικά και περιλαμβάνει μια στρατηγική ικανότητα.
Ο δεύτερος βασικός παράγοντας σε μια άσκηση VCM είναι να έχεις κάποιον που έχει εμπειρία να εργάζεται σε εικονικό περιβάλλον. Ένας συντονιστής θα πρέπει να κατανοήσει πώς λειτουργεί η τεχνολογία και να μπορεί να το εξηγήσει σε άλλους.
Η εικονική διαχείριση αλλαγών θα απαιτήσει ικανότητα από τα ανώτερα στελέχη, καθώς πρέπει να ηγηθούν της αλλαγής για την επιχείρησή σας. Περιλαμβάνει να είσαι αποτελεσματικός χορηγός της αλλαγής και να επιδεικνύεις οργανωτική δέσμευση για την αλλαγή, έστω και ατομικά και συλλογικά.
Θα έχετε διαχειριστές ατόμων που εργάζονται απευθείας με την ομάδα πρώτης γραμμής. Αν θέλετε να μεταδώσετε την κληρονομιά της αλλαγής, πρέπει να εκπαιδεύσουν τις άμεσες αναφορές τους μέσα από ένα οριστικό ταξίδι αλλαγής. Η ικανότητα στη διαχείριση της αλλαγής ποικίλλει ανάλογα με τη σχέση σας με την αλλαγή, αλλά οι επιχειρήσεις επωφελούνται περισσότερο όταν καλλιεργείτε μια κουλτούρα διαχείρισης αλλαγής σε όλο το εργατικό δυναμικό.
Η εφαρμογή ενός συνόλου επιτυχημένων ασκήσεων εικονικής διαχείρισης αλλαγών δεν έχει να κάνει μόνο με το να βγάζεις τα λόγια και να παίζεις παιχνίδια. Πρόκειται για τη διαχείριση νοοτροπίας σε όλα τα επίπεδα, η οποία περιλαμβάνει την εφαρμογή δομημένων διαδικασιών και ολοκληρωμένων εργαλείων για να πετύχει μετά τις ασκήσεις.
3. Καθορίστε τους ρόλους διαχείρισης της αλλαγής
Ένας επαγγελματίας διαχείρισης αλλαγών εργάζεται στα παρασκήνια για να διασφαλίσει ότι όλες οι εικονικές δραστηριότητες διαχείρισης αλλαγών πληρούν υψηλότερους επιχειρηματικούς στόχους. Ως διαμεσολαβητής αλλαγής, ο επαγγελματίας υποστηρίζει και εξοπλίζει ανώτερους ηγέτες και διευθυντικά στελέχη για να εκτελούν διακριτές ευθύνες που αντιμετωπίζουν οι εργαζόμενοι που βοηθούν στο σχεδιασμό στρατηγικών διαχείρισης αλλαγής.
Στα στελέχη αρέσει να μεταδίδουν τα μηνύματα αλλαγής από την ανώτατη διοίκηση. Αυτό σημαίνει ότι οι επόπτες και οι διευθυντές πρέπει να βρίσκονται στη διαδικασία διαχείρισης για να διασφαλίσουν την επιτυχή υλοποίηση των δραστηριοτήτων.
Οι επαγγελματίες που είναι υπεύθυνοι για τη διαχείριση αλλαγών θα βοηθήσουν την ομάδα σας με τα απαραίτητα εργαλεία διαχείρισης και τους πόρους για τους ανώτερους ηγέτες και τους διευθυντές να εκτελούν τα καθήκοντά τους. Αυτό θα πρέπει να περάσει στα στελέχη, βοηθώντας τους να προσαρμοστούν στις αλλαγές χωρίς πολλή φασαρία. Η επιτυχία της διαχείρισης της αλλαγής εξαρτάται από την ικανότητα των ανώτερων στελεχών και των στελεχών να εκτελούν τα καθήκοντά τους αποτελεσματικά σε αυτές τις κρίσιμες θέσεις εργασίας.
4. Ενίσχυση της συμμετοχής και της συμμετοχής
Θέλετε όλους να επιβιβαστούν όταν αναμένεται η αλλαγή. Οι περισσότερες ασκήσεις διαχείρισης αλλαγών βασίζονται σε ομάδες. Αλλά στη συνέχεια, ορισμένοι απαιτούν από τα άτομα να είναι ειλικρινή με τον εαυτό τους. Και επομένως πρέπει όλοι να είναι μέρος αυτής της πρακτικής. Σε μια άσκηση συμμετοχικής αλλαγής, τα άτομα που συμμετέχουν ακούγονται και λαμβάνονται υπόψη οι συμβουλές τους.
Η συμμετοχή στελεχών και διευθυντικών στελεχών σε ασκήσεις εικονικής διαχείρισης αλλαγών είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να ανοίξετε το δρόμο για μια αλλαγή. Αυτό είναι χρήσιμο εάν οι σύμβουλοι αλλαγής θέλουν να μάθουν περισσότερα για την ομάδα και τα άτομα πριν σχεδιάσουν δραστηριότητες. Η δέσμευση των εργαζομένων και η ανταλλαγή πληροφοριών είναι ζωτικής σημασίας για την αποτελεσματική διαχείριση της αλλαγής.
Εξάλλου, καμία αλλαγή δεν είναι δυνατή εάν η ομάδα σας δεν είναι πρόθυμη να την υιοθετήσει. Μια επιτυχημένη στρατηγική διαχείρισης αλλαγών για ασκήσεις περιλαμβάνει τη συγκέντρωση ολόκληρης της ομάδας. Θυμηθείτε, οι κακοσχεδιασμένες ασκήσεις διαχείρισης αλλαγών μπορεί να οδηγήσουν σε καταστροφικό συμπέρασμα και χρειάζεται πολύς χρόνος για να διορθωθούν τα αποτελέσματα. Επομένως, βεβαιωθείτε ότι όλοι συμμετέχουν στη διαχείριση της αλλαγής, μπαίνοντας στις ασκήσεις με το σωστό πλαίσιο μυαλού.
5. Λάβετε σχόλια
Θυμηθείτε, η αλλαγή είναι μια αμφίδρομη διαδικασία. Έτσι, προτού ξεκινήσετε με ασκήσεις εικονικής διαχείρισης αλλαγών, προσδιορίστε πώς οι υπάλληλοι θα σας δώσουν την ανατροφοδότηση. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει ερωτήσεις σχετικά με το πώς ένιωσαν στις ασκήσεις και αν το βρήκαν χρήσιμο. Οι υπάλληλοι από όλα τα τμήματα θα πρέπει να παρέχουν σχόλια με τη μορφή ερευνών, κουίζ και συνεντεύξεων κατ’ ιδίαν.
Σε μια χρονική περίοδο, μπορείτε να υιοθετήσετε αυτές τις μεθόδους για να αυξήσετε τη δέσμευση των εργαζομένων που σας ωφελούν με διάφορους τρόπους. Για παράδειγμα, τα σχόλια των εργαζομένων που συλλέγονται μετά την οργάνωση των δραστηριοτήτων διαχείρισης αλλαγών βοηθούν στον εντοπισμό κενών στο σχέδιο διαχείρισης.
Μπορείτε επίσης να πάρετε πιο καινοτόμες ιδέες συλλέγοντας τις απαραίτητες πληροφορίες από τους υπαλλήλους σχετικά με τη συμμετοχή τους στις δραστηριότητες διαχείρισης αλλαγών. Αυτό βοηθά επίσης στη δημιουργία μιας αναφοράς προόδου που γίνεται μια εξαιρετική αντιπροσώπευση της κουλτούρας της εταιρείας σας και ένα μέσο έκφρασης οργανωτικών στόχων και φιλοδοξιών.
6. Εξασφαλίστε αποτελεσματική επικοινωνία
Οι επιτυχημένες δραστηριότητες διαχείρισης αλλαγών βασίζονται στην αποτελεσματική επικοινωνία. Σαφής επικοινωνία των τρεχουσών προκλήσεων και του τρόπου με τον οποίο η αλλαγή θα είναι χρήσιμη τόσο για τον οργανισμό όσο και για τους εργαζομένους. Οι συμμετέχοντες θα πρέπει να ενημερωθούν για το σκοπό της άσκησης, το χρονικό πλαίσιο και τον αντίκτυπό της. Πριν από το σχεδιασμό και την επικοινωνία του σχεδίου σε απομακρυσμένες ομάδες, η ανάλυση SWOT είναι πάντα χρήσιμη.
Πρέπει να υπάρχει συνεχής επικοινωνία σε όλη τη διαδικασία διαχείρισης της αλλαγής. Η απλή ανακοίνωση των δραστηριοτήτων διαχείρισης της αλλαγής δεν αρκεί. Βεβαιωθείτε ότι παρέχετε στους εικονικούς εργαζόμενους μια πλήρη κατανόηση του τι προσπαθείτε να επιτύχετε. Αυτό θα τους βοηθήσει να αποδεχτούν καλύτερα την αλλαγή και να δώσουν τον καλύτερό τους εαυτό.
Ο λόγος και τα πλεονεκτήματα της πιθανής αλλαγής πρέπει να κοινοποιούνται στους εργαζόμενους για να αποδεχτούν τις αλλαγές. Επιπλέον, πρέπει επίσης να δημιουργήσετε κανάλια για αμφίδρομες συζητήσεις. Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να μπορούν να μοιράζονται τις ερωτήσεις ή τις ανησυχίες τους με ανώτερους ηγέτες.
Είναι δυνατόν να ξεκινήσετε τη διαδικασία διαχείρισης αλλαγών ανακοινώνοντας μια ολομέλεια. Αυτό μπορεί να συγκεντρώσει όλους τους εργαζόμενους στον οργανισμό. Ο στόχος είναι να βοηθηθούν οι επηρεαζόμενες ομάδες να αποδεχτούν την αλλαγή συμμετέχοντας στις δραστηριότητες και κατανοώντας τη σημασία της για τις επιχειρήσεις.
7. Δώστε προτεραιότητα στους εργαζόμενους
Για εσάς, μπορεί να έχει να κάνει με τη δημιουργία μιας πολιτικής, αλλά για τους εργαζόμενους, μια μικρή αλλαγή σημαίνει πολλές προσαρμογές. Και δεδομένου ότι τα στελέχη επηρεάζονται περισσότερο από τη μεγάλη αλλαγή στις επιχειρήσεις, θα πρέπει πρώτα να ακουστούν. Επομένως, βεβαιωθείτε ότι όλοι στην ομάδα βρίσκονται στην ίδια σελίδα. Οι εργαζόμενοι θα είναι πιο πρόθυμοι να συνεργαστούν εάν το επίκεντρο της αλλαγής είναι σε αυτούς.
Η διαχείριση της αλλαγής μπορεί επίσης να περιλαμβάνει ασκήσεις παγοθραυστικού και δραστηριότητες δημιουργίας ομάδας που βοηθούν τις ομάδες να εκφράσουν τις ανησυχίες τους σχετικά με τις οργανωτικές αλλαγές. Η ιδέα θα πρέπει να είναι να ενθαρρύνουμε τους υπαλλήλους να επικοινωνούν ανοιχτά με τους διευθυντές και οι τελευταίοι θα πρέπει να λαμβάνουν τις απαραίτητες πληροφορίες που απλοποιούν την πραγματοποίηση της αλλαγής.
8. Προσδιορίστε τις προσωπικότητες των εργαζομένων
Όταν ξεκινάτε να διεξάγετε δραστηριότητες διαχείρισης αλλαγών, είναι βέβαιο ότι θα συναντήσετε τρεις τύπους προσωπικοτήτων – αντιστασιακές, που υιοθετούν πρώιμες και θεατές.
Πρέπει να τα εντοπίσετε και να κατανοήσετε καλύτερα πώς θα γίνει αντιληπτή η στρατηγική διαχείρισης αλλαγών και πώς να την προωθήσετε.
- Οι ανθεκτικοί: Αυτοί οι υπάλληλοι θα δείξουν αντίσταση στην αλλαγή και μπορεί να δυσκολευτείτε να εκτιμήσετε τα οφέλη της αλλαγής. Συχνά δείχνουν την αντιπάθειά τους για τη διοίκηση ή άλλους υπαλλήλους που προωθούν την αλλαγή. Πρέπει να εντοπίσετε αυτούς τους ανθρώπους που είναι δύσκολο να πειστούν να αποδεχτούν έναν νέο τρόπο εργασίας στον οργανισμό. Οι δραστηριότητές σας στη διαχείριση αλλαγών θα πρέπει να προετοιμάσουν ξεχωριστά παιχνίδια για να αναγνωρίσετε αυτά τα άτομα με βάση τα χαρακτηριστικά τους ενώ παίζουν.
- Από τους πρώτους που υιοθέτησαν: Αυτοί είναι το σύνολο των ανθρώπων που είναι έτοιμοι να αγκαλιάσουν το νέο σας σχέδιο αλλαγής με ανοιχτές αγκάλες. Είναι επίσης ένας εξαιρετικός εκπρόσωπος για αλλαγές στον οργανισμό σας. Οι ασκήσεις διαχείρισης αλλαγών θα πρέπει να στοχεύουν στον εντοπισμό αυτής της παρτίδας και να τις αξιοποιήσουν για να βοηθήσουν τους ανθεκτικούς.
- Παρευρισκόμενοι: Τέλος, θα έχετε κάποια μέλη της ομάδας που μένουν αδιάφορα για την αλλαγή. Δεν δείχνουν ιδιαίτερες ανησυχίες ή ενθουσιασμό για αυτό. Οι παρευρισκόμενοι μπορεί να ασχολούνται λιγότερο με την αλλαγή αφού δεν αντιλαμβάνονται ότι επηρεάζει την καθημερινότητά τους. Οι ασκήσεις σας για τη διαχείριση της αλλαγής θα ελέγξουν αυτούς τους ανθρώπους και θα τους βοηθήσουν να τους εμπλακούν περισσότερο, εξηγώντας τη σημασία της δουλειάς τους.
9. Γιορτάστε την ολοκλήρωση του στόχου
Μπορεί να είναι δύσκολο να διατηρήσετε ένα υψηλό επίπεδο ενθουσιασμού ή ηθικού σε περιόδους αλλαγής. Μπορείτε να τονώσετε το ηθικό μιας ομάδας θέτοντας δευτερεύοντες στόχους μέσα στις ασκήσεις και επιβραβεύοντας αυτούς που τους πετυχαίνουν. Όταν έχετε επιτύχει σημαντικά ορόσημα, κάντε πολλά από αυτά και μοιραστείτε τα με άλλους εντός του οργανισμού για να τους δώσετε την αναγνώριση.
10. Αναλύστε τα αποτελέσματα
Οι ασκήσεις διαχείρισης αλλαγών θα έχουν μια σειρά από σημεία ελέγχου για την παρακολούθηση της προόδου των προσπαθειών διαχείρισης αλλαγών. Αυτό σημαίνει ότι θα αξιολογήσετε τον τρόπο απόδοσης των ομάδων και θα αναλύσετε τις ενέργειές τους για να ερμηνεύσετε περισσότερα για τις προσωπικότητές τους. Με αυτόν τον τρόπο, θα μπορείτε να εφαρμόσετε τις σωστές μεθόδους διαχείρισης αλλαγών για ταχύτερη και απλούστερη υιοθέτηση.
11. Ενθαρρύνετε τη συμμετοχή της ομάδας
Μπορεί να προκύψουν πολλαπλές αβεβαιότητες λόγω αλλαγών στην ομάδα, και ως εκ τούτου, είναι καλύτερο να συμμετέχουν όσο το δυνατόν περισσότερα μέλη της ομάδας. Δοκιμάστε να τα ομαδοποιήσετε ως μέρος ανταγωνιστικών παιχνιδιών ή επιβραβεύστε τα για τη συμμετοχή τους. Επίσης, αυτό θα σας βοηθήσει να κρατήσετε όλους ενήμερους.
Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως σχετικά με την ανατροφοδότηση, μπορείτε επίσης να εμπλέξετε τους υπαλλήλους σας για να βελτιώσουν αυτές τις ασκήσεις για το καλό τους. Προσέξτε τι λένε οι υπάλληλοί σας συμμετέχοντας σε δραστηριότητες διαχείρισης αλλαγών. Αυτό βοηθά στον καθορισμό του τρόπου εκτέλεσης αλλαγών που ωφελούν όλους στην εταιρεία.
Ώρα να εφαρμόσουμε την αλλαγή
Μόλις ολοκληρώσετε τον προγραμματισμό των ασκήσεων διαχείρισης αλλαγών, θα χρειαστεί να βρείτε τις σωστές μεθόδους που λύνουν το σκοπό. Η ικανότητα ενός διευθυντή να ηγείται αποτελεσματικά εξαρτάται από τον τρόπο με τον οποίο σκοπεύετε να εφαρμόσετε τις τακτικές διαχείρισης αλλαγών. Ενώ η εμπειρία του πραγματικού κόσμου μπορεί να βοηθήσει στη δημιουργία συγκεκριμένων ικανοτήτων διαχείρισης αλλαγών, μπορείτε πάντα να καταφεύγετε σε προσαρμοσμένες ασκήσεις που ταιριάζουν σε συγκεκριμένα μέλη της ομάδας. Όταν σχεδιάζονται με τον σωστό σκοπό, οι ασκήσεις σας για τη διαχείριση της αλλαγής μπορούν να σας βοηθήσουν να επιφέρετε την απαραίτητη αλλαγή με ευρεία αποδοχή μεταξύ των εργαζομένων. Μπορείτε να μειώσετε την τριβή μεταξύ των εργαζομένων κρατώντας τους ενήμερους.
Καθώς ο κόσμος εξελίσσεται και περισσότερες εταιρείες αγκαλιάζουν την απομακρυσμένη εργασία και το διάσπαρτο εργατικό δυναμικό, η ζήτηση για σκόπιμες προσεγγίσεις για τη δημιουργία εικονικών ομάδων είναι βέβαιο ότι θα αυξηθεί. Δεν αρκεί απλώς να επιθυμείτε το καλύτερο αποτέλεσμα, αλλά και να σχεδιάσετε τις ασκήσεις διαχείρισης αλλαγών για να βελτιώσετε την προσαρμοστικότητα μεταξύ των απομακρυσμένων ομάδων.
