Πλοήγηση στις προκλήσεις της διαχείρισης μιας διαπολιτισμικής απομακρυσμένης ομάδας

135

Στη σημερινή παγκόσμια συνδεδεμένη οικονομία, πολύ λίγες επιχειρήσεις συγκεκριμένου μεγέθους περιορίζονται σε μία μόνο χώρα. Στην πραγματικότητα, ακόμη και μικρές επιχειρήσεις «μαμά και ποπ» πωλούν τα προϊόντα τους διαδικτυακά σε όλο τον κόσμο.

Οι εργοδότες όλων των ειδών αξιοποιούν ταλέντο και τεχνογνωσία από όλο τον κόσμο, και όχι μόνο εκείνους που έχουν θυγατρικές σε πολλές χώρες. Σχεδόν όλες οι επιχειρήσεις, οι οργανισμοί, ακόμη και οι κυβερνήσεις βρίσκονται υπό πίεση να μειώσουν το κόστος και να κάνουν περισσότερα με λιγότερα. Η πρόσληψη υπεράκτιων εργαζομένων από απόσταση είναι ένας αποδεδειγμένος τρόπος για να γίνει αυτό.

Αυτό σημαίνει ότι είναι ολοένα και πιο σύνηθες οι ομάδες να αποτελούνται από άτομα με διαφορετικό πολιτισμικό υπόβαθρο που εργάζονται σε διαφορετικές τοποθεσίες. Αυτό έχει γίνει ένα κρίσιμο μέρος της λειτουργίας μιας κερδοφόρας εταιρείας. Ωστόσο, η διαχείριση αυτών των πολυπολιτισμικών ομάδων συνοδεύεται από το δικό της μοναδικό σύνολο προκλήσεων και ευκαιριών.

Προκλήσεις διαχείρισης μιας διαπολιτισμικής απομακρυσμένης ομάδας

Εάν ο οργανισμός σας λειτουργεί διαπολιτισμικές ομάδες από πολλές τοποθεσίες, η μεγαλύτερη πρόκληση είναι να τις κάνετε να συνεργαστούν ως ομάδα. Θα πρέπει να έχουν κοινούς στόχους, να ακολουθούν τις ίδιες επιχειρησιακές διαδικασίες, να διατηρούν τα ίδια πρότυπα ποιότητας και συμμόρφωσης και ούτω καθεξής.

1. Κατασκευή μιας δομής

Πράγμα που σημαίνει ότι το πρώτο σας καθήκον, ως έδρα, είναι να δημιουργήσετε αυτήν τη δομή, να ορίσετε αυτές τις τυπικές διαδικασίες λειτουργίας και να ενσταλάξετε την κουλτούρα που περιμένετε να ακολουθήσουν όλοι. Αλλά το κέντρο επικοινωνίας σας στην Ινδία, για παράδειγμα, δεν πρόκειται να κάνει τα πάντα με τον ίδιο ακριβώς τρόπο όπως το εργοστάσιό σας στην Ιντιάνα ή οι απομακρυσμένοι εργάτες σας στις Φιλιππίνες. Ούτε να το περιμένεις από αυτούς.

Πρέπει να ληφθούν υπόψη διαφορετικά πολιτιστικά έθιμα, επιχειρηματικές πρακτικές και νόμοι σε διαφορετικές χώρες και περιοχές. Αυτό που θα δημιουργήσετε είναι περισσότερο μια υπερ-δομή που καθοδηγεί όλα τα μέλη της ομάδας σας στο επιθυμητό αποτέλεσμα, ενώ τους δίνει περιθώρια για να φτάσουν εκεί με τον δικό τους τρόπο.

2. Γλωσσικό εμπόδιο

Μία από τις μεγαλύτερες προκλήσεις της διαχείρισης μιας διαπολιτισμικής απομακρυσμένης ομάδας είναι, φυσικά, το γλωσσικό εμπόδιο. Καθώς τα μέλη της ομάδας προέρχονται από διαφορετικές χώρες, οι γλωσσικές διαφορές μπορεί δυνητικά να οδηγήσουν σε κακή επικοινωνία που μπορεί εύκολα να οδηγήσει σε σύγχυση, καθυστερήσεις ή λάθη.

3. Ζώνες ώρας

Οι διαφορές ζώνης ώρας αποτελούν μια άλλη πρόκληση. Ο προγραμματισμός συναντήσεων ή προθεσμιών που ταιριάζουν σε όλους μπορεί να είναι μια περίπλοκη εργασία όταν η ομάδα σας είναι εξαπλωμένη σε όλο τον κόσμο. Αυτό μπορεί να επηρεάσει τη συνεργασία, καθώς τα μέλη της ομάδας μπορεί να δυσκολεύονται να βρουν αλληλεπικαλυπτόμενες ώρες εργασίας.

4. Πολιτιστικές διαφορές

Είναι σημαντικό κάθε μέλος μιας διαπολιτισμικής ομάδας να έχει μια εκτίμηση των διαφορετικών πολιτισμικών αξιών, κανόνων και προσδοκιών των συναδέλφων του. Αυτές οι διαφορές μπορεί να οδηγήσουν σε παρεξηγήσεις εάν δεν αντιμετωπιστούν σωστά. Η επίγνωση αυτών των διαφορών θα βοηθήσει όλα τα μέλη της ομάδας να κατανοήσουν πώς το στυλ εργασίας, οι μέθοδοι επικοινωνίας και η δυναμική της ομάδας μπορεί να διαφέρουν από χώρα σε χώρα.

Ταυτόχρονα, τίποτα από αυτά δεν θα πρέπει να είναι τόσο χρονοβόρο ώστε να εμποδίζει την εκτέλεση της εργασίας. Αυτό θα ήταν αντιπαραγωγικό και θα αναιρούσε τα οφέλη από την πρόσληψη υπεράκτιων ή απομακρυσμένων εργαζομένων στην πρώτη θέση. Πριν δούμε μερικές από τις λύσεις, ας υπενθυμίσουμε στον εαυτό μας ορισμένα από τα οφέλη της χρήσης διαπολιτισμικών απομακρυσμένων ομάδων.

Τα οφέλη των διαπολιτισμικών απομακρυσμένων ομάδων

Ενώ η διαχείριση μιας πολυπολιτισμικής απομακρυσμένης ομάδας συνοδεύεται από προκλήσεις, προσφέρει επίσης απίστευτα οφέλη. Σκεφτείτε το ως εξής: όταν αντιμετωπίζετε προβλήματα, είναι χρήσιμο να τους επιτεθείτε από πολλές διαφορετικές οπτικές γωνίες. Με αυτόν τον τρόπο, έχετε περισσότερες πιθανότητες να ανακαλύψετε τη σωστή λύση ή κάποια καινοτόμο προσέγγιση που μπορεί να σας δώσει ένα άλμα στον ανταγωνισμό.

1. Πολλαπλές προοπτικές

Διαφορετικές ομάδες συγκεντρώνουν μια ποικιλία προοπτικών που όταν συνδυάζονται μπορούν να αυξήσουν τη δημιουργικότητα και να οδηγήσουν σε νέες καινοτομίες.

Μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο εάν η επιχείρησή σας απευθύνεται σε μια παγκόσμια αγορά. Συνήθως οι περισσότερες παγκόσμιες εταιρείες δεν πωλούν ακριβώς το ίδιο προϊόν σε κάθε αγορά – το προσαρμόζουν στις τοπικές προτιμήσεις. Σκεφτείτε πώς το μενού των McDonalds είναι ελαφρώς διαφορετικό σε κάθε χώρα.

Είναι πολύ πιο εύκολο να κατανοήσετε πώς γίνεται αντιληπτό το προϊόν σας, ποιος είναι ο ανταγωνισμός και πώς μπορείτε να πετύχετε καλύτερα σε κάθε τοπική αγορά, εάν έχετε διαφορετικές ομάδες που αντιπροσωπεύουν πολλές από αυτές τις αγορές.

2. Διευρύνετε τη δεξαμενή ταλέντων σας

Εάν προσλαμβάνετε μόνο από την τοπική αγορά σας, περιορίζετε τη δεξαμενή των διαθέσιμων ταλέντων σας μόνο σε εκείνους τους ανθρώπους που τυχαίνει να ζουν κοντά στο γραφείο σας. Αν δεν είστε μια τεράστια επωνυμία και ένας παγκόσμιος εργοδότης της επιλογής σας, τα ταλαντούχα άτομα είναι απίθανο να μετακινηθούν σε όλη τη χώρα ή από το εξωτερικό για να έρθουν να δουλέψουν για εσάς. Αν αντ ‘αυτού δεν επιμείνετε όλοι οι υπάλληλοί σας να εργάζονται από το γραφείο σας και δημιουργήσετε την ικανότητα να διαχειρίζεστε και να ενσωματώνετε απομακρυσμένους εργαζόμενους, μπορείτε να ψαρέψετε σε μια δεξαμενή ταλέντων που καλύπτει ολόκληρο τον κόσμο.

3. Οφέλη κόστους

Τέλος, οι οργανισμοί που απασχολούν απομακρυσμένους και υπεράκτιους εργαζόμενους έχουν πρόσβαση σε πολλά οφέλη κόστους. Ανάλογα με το πού βρίσκεται η επιχείρησή σας, η πρόσληψη εργαζομένων offshore είναι συχνά πολύ λιγότερο δαπανηρή. Μπορείτε επίσης να εξοικονομήσετε κόστος ακίνητης περιουσίας προσλαμβάνοντας απομακρυσμένους εργάτες στη χώρα σας ή στην υπεράκτια χώρα.

Η διαχείριση μιας πολυπολιτισμικής απομακρυσμένης ομάδας μπορεί σίγουρα να είναι μια πρόκληση, αλλά με τις σωστές στρατηγικές και ένα ανοιχτό μυαλό μπορεί να αποφέρει τεράστια οφέλη. Η ποικιλομορφία μιας πολυπολιτισμικής ομάδας μπορεί να είναι η μεγαλύτερη δύναμή της, φέρνοντας στο τραπέζι καινοτόμες ιδέες, πλούσιες ιδέες και ένα ευρύτερο φάσμα δεξιοτήτων.

Το κλειδί είναι να καλλιεργήσετε ένα περιβάλλον σεβασμού, συμπερίληψης και ανοιχτής επικοινωνίας, ώστε να μπορείτε να αξιοποιήσετε πραγματικά τη δύναμη της διαφορετικότητας για να οδηγήσετε την ομάδα σας προς την επιτυχία. Υπάρχουν επίσης ορισμένες πρακτικές προκλήσεις που πρέπει να ξεπεραστούν για να δημιουργηθεί η κατάλληλη υποδομή, όπως θα δούμε.

Λύσεις για αποτελεσματική διαπολιτισμική απομακρυσμένη διαχείριση ομάδας

Ενώ με την πρώτη ματιά οι προκλήσεις της διαχείρισης διαπολιτισμικών απομακρυσμένων ομάδων μπορεί να φαίνονται ανυπέρβλητες, υπάρχουν στην πραγματικότητα πολλές στρατηγικές που μπορείτε να εφαρμόσετε για να το κάνετε εύκολα διαχειρίσιμο. Εδώ είναι τα πιο σημαντικά ζητήματα.

1. Καθιέρωση κοινής γλώσσας επικοινωνίας

Αυτό το σημείο μπορεί να φαίνεται πολύ προφανές για να το αναφέρουμε, αλλά είναι πραγματικά κρίσιμο. Τα αγγλικά χρησιμοποιούνται συχνά ως lingua franca στις διεθνείς επιχειρήσεις, φυσικά, ωστόσο είναι σημαντικό να διασφαλιστεί ότι όλα τα μέλη της ομάδας αισθάνονται άνετα χρησιμοποιώντας όποια γλώσσα επιλέξετε. Εάν είναι απαραίτητο, θα πρέπει να παρέχετε γλωσσική υποστήριξη, η οποία θα μπορούσε να περιλαμβάνει μαθήματα γλώσσας για τα μέλη της ομάδας σας που δεν τη μιλούν εγγενώς. Αυτό υπερβαίνει την προφορική επικοινωνία στις ενδοομαδικές συναντήσεις. Όλα τα έγγραφα πρέπει να είναι γραμμένα στη γλώσσα σας, συμπεριλαμβανομένων των τυπικών διαδικασιών λειτουργίας, των εγχειριδίων των εργαζομένων σας, των κατευθυντήριων γραμμών της επωνυμίας σας και ούτω καθεξής. Θα πρέπει να φτάσει ακόμη και στο σύστημα ονομασίας αρχείων που χρησιμοποιείτε για κοινόχρηστους δίσκους. Τίποτα από αυτά δεν σημαίνει ότι δεν έχετε τοπικές εκδόσεις σημαντικών εγγράφων, ωστόσο το πρωτότυπο στη γλώσσα σας θα πρέπει πάντα να είναι το κύριο σημείο αναφοράς.

2. Διαχειριστείτε αποτελεσματικά τις διαφορές ζώνης ώρας

Όταν προσπαθείτε να διασφαλίσετε ότι τα μέλη της ομάδας σε διαφορετικές χώρες μπορούν να συνεργαστούν αποτελεσματικά, οι ζώνες ώρας γίνονται μια σημαντική δυσκολία στη διαχείριση. Αν το σκεφτείτε, το να έχετε μέλη της ομάδας που έρχονται στο Διαδίκτυο σε διαφορετικά σημεία, αυτό μπορεί να είναι ένα σημείο δύναμης, καθώς ο οργανισμός σας μπορεί να συνεχίσει να εργάζεται 24 ώρες την ημέρα – εφόσον μπορούν να επικοινωνούν αποτελεσματικά και να μοιράζονται την εργασία μεταξύ τους, η δουλειά είναι πάντα γίνονται και τα έργα πάντα προχωρούν.

Για να ανακουφίσετε τα προβλήματα, πρέπει να σκεφτείτε πού είναι πιο πλεονεκτικό για τους απομακρυσμένους εργάτες σας να εδρεύουν. Για παράδειγμα, εάν τα χρειάζεστε για να συνεργαστούν στενά με το προσωπικό της ξηράς, τότε είναι καλύτερο να παραμείνετε σε κοντινές ζώνες ώρας. Εάν θέλετε 24ωρη κάλυψη, τότε η πρόσληψη εργαζομένων μισό κόσμο μακριά θα μπορούσε να είναι το καλύτερο στοίχημά σας. Εργαλεία όπως τα διαδικτυακά ημερολόγια και οι προγραμματιστές συσκέψεων που προσαρμόζονται στις ζώνες ώρας είναι απολύτως απαραίτητα. Επιπλέον, η διατήρηση κάποιας ευελιξίας στις ώρες εργασίας μπορεί να επιτρέψει μεγαλύτερη επικάλυψη μεταξύ των μελών της ομάδας.

3. Οικοδόμηση πολιτιστικής ευαισθησίας σε απομακρυσμένες ομάδες

Για να συνεργάζονται αποτελεσματικά τα μέλη της διαπολιτισμικής ομάδας, είναι σημαντικό να κατανοούν ορισμένες από τις αποχρώσεις της κουλτούρας των συναδέλφων τους. Αυτά μπορεί να είναι μικρά πράγματα, όπως ο τρόπος με τον οποίο παρουσιάζετε μια επαγγελματική κάρτα στην Ιαπωνία ή πώς οι Γάλλοι εργαζόμενοι έχουν μέγιστο αριθμό ωρών την εβδομάδα που μπορούν να εργαστούν νόμιμα – αλλά είναι σημαντικό να γνωρίζετε για την αποφυγή παρεξηγήσεων. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί με διάφορους τρόπους. Πρώτον, θα πρέπει να προάγετε την πολιτιστική ευαισθησία ανά πάσα στιγμή σε όλη την επιχείρησή σας. Θα πρέπει να είναι μια από τις πολιτιστικές σας αξίες και θα πρέπει να το αποδείξετε, για παράδειγμα, διοργανώνοντας εκδηλώσεις που γιορτάζουν διαφορετικούς πολιτισμούς ή επιτρέπουν στα μέλη της ομάδας να παρουσιάσουν τους πολιτισμούς τους.

Θα μπορούσατε επίσης να συμπεριλάβετε την εκπαίδευση πολιτιστικής ευαισθησίας ως μέρος της μάθησης και της ανάπτυξης των μελών της ομάδας σας, όπου μαθαίνουν ο ένας για την κουλτούρα του άλλου και πώς να σέβονται και να εκτιμούν τις διαφορές. Αυτό καλλιεργεί μια κουλτούρα συμμετοχής και κατανόησης, η οποία μπορεί να ενισχύσει σημαντικά την ομαδική συνεργασία. Όπου είναι δυνατόν, θα πρέπει επίσης να ενθαρρύνετε τα μέλη της ομάδας να επισκέπτονται ο ένας τις τοποθεσίες του άλλου. Τίποτα δεν βοηθά στην κατανόηση των πολιτισμικών διαφορών όπως η σπλαχνική εμπειρία του να ταξιδεύεις πραγματικά και να βιώνεις από πρώτο χέρι την οικιακή κουλτούρα του συναδέλφου σου.

4. Η σημασία της τακτικής επικοινωνίας

Ένα από τα σημαντικότερα παράπονα που ακούμε από τους ηγέτες σχετικά με την εξ αποστάσεως εργασία γενικά είναι ότι εμποδίζει την επικοινωνία και τη συνεργασία μεταξύ των μελών της ομάδας. Αυτό ισχύει οπωσδήποτε, εάν δεν θέσετε σε εφαρμογή τρόπους για να επιτρέψετε στα μέλη της ομάδας να μοιράζονται ιδέες και να εργάζονται τόσο επίσημα σε τακτικές συναντήσεις αφής όσο και ανεπίσημα καθ’ όλη τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας. Για παράδειγμα, εργαλεία όπως το Slack είναι εξαιρετικά για να επιτρέψουν την τακτική ανταλλαγή πληροφοριών και ιδεών και να αναπαράγουν εκείνα τα μπρος-πίσω που μπορεί να λαμβάνετε όταν όλοι βρίσκονται στον ίδιο χώρο γραφείου.

Οι τακτικές ενημερώσεις, οι συνεδρίες σχολίων και οι συζητήσεις κατ’ ιδίαν μπορούν να βοηθήσουν να παραμείνουν όλοι στην ίδια σελίδα, μειώνοντας την πιθανότητα παρεξηγήσεων ή συναισθημάτων απομόνωσης. Η πρόσωπο με πρόσωπο αλληλεπίδραση είναι επίσης σημαντική. Ενώ η τεχνολογία έχει κάνει δυνατή την εξ αποστάσεως εργασία, τίποτα δεν μπορεί να αντικαταστήσει την αξία της πρόσωπο με πρόσωπο αλληλεπίδρασης. Οι τακτικές ομαδικές συναντήσεις, είτε εικονικές είτε αυτοπροσώπως, μπορούν να βοηθήσουν στη δημιουργία ισχυρότερων σχέσεων και να ενισχύσουν την αίσθηση της ενότητας της ομάδας. Εάν είναι δυνατόν, ενθαρρύνετε τα μέλη της ομάδας να επισκέπτονται ο ένας τις τοποθεσίες του άλλου για να κατανοήσουν καλύτερα και να εκτιμήσουν τους αντίστοιχους πολιτισμούς τους.

5. Ορατότητα εργασίας

Όταν όλοι οι εργαζόμενοί σας μπορούν να δουν τι κάνουν όλοι, βοηθάει τους πάντες να έχουν κίνητρο για να αποδώσουν τον καλύτερό τους εαυτό. Όταν όλοι είναι μαζί στο ίδιο γραφείο, μπορούν να δουν ο ένας τις οθόνες του άλλου και να ενημερώσουν για τις εργασίες τους εντελώς ανεπίσημα. Οι διευθυντές μπορούν επίσης να δουν ότι κάθε άτομο εργάζεται και να γνωρίζουν πόσο χρόνο ξοδεύουν σε διαφορετικές εργασίες. Σημαίνει ότι η παραγωγικότητα μπορεί να διαχειριστεί αρκετά εύκολα.

Σε ρυθμίσεις απομακρυσμένης εργασίας με διαπολιτισμικές ομάδες, η διοίκηση χρειάζεται κάποιο τρόπο για να αναπαράγει αυτές τις δυνατότητες. Το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου, όπως το Time Doctor, μπορεί όχι μόνο να παρέχει πληροφορίες σχετικά με την παρουσία και τις δραστηριότητες στις οποίες εργάζεται το απομακρυσμένο προσωπικό, αλλά μπορεί επίσης να κοινοποιηθεί σε πίνακες εργαλείων, ώστε όλη η ομάδα να καταλάβει ποιος εργάζεται σε τι. Όλοι έχουν κίνητρο να δώσουν τον καλύτερό τους εαυτό. Ο κίνδυνος, ωστόσο, είναι ότι ορισμένοι εργαζόμενοι σε ορισμένες κουλτούρες μπορεί να μην είναι ευγενικοί να έχουν εγκατεστημένο λογισμικό παρακολούθησης στον υπολογιστή τους να παρακολουθεί την εργασία τους.

Το Time Doctor ξεπερνά τυχόν προβλήματα επιτρέποντας σε κάθε απομακρυσμένο εργαζόμενο να ελέγχει τη δική του εμπειρία και να απενεργοποιεί την παρακολούθηση όταν κάνει ένα διάλειμμα ή τελειώνει την εργασία του. Για παράδειγμα, οι εργαζόμενοι μπορούν να ελέγχουν εάν το Time Doctor λαμβάνει ή όχι στιγμιότυπα οθόνης και, εάν επιλέξουν να χρησιμοποιήσουν αυτήν τη δυνατότητα, οι ευαίσθητες πληροφορίες θολώνονται αυτόματα. Είναι σημαντικό οτιδήποτε επιλέγετε να χρησιμοποιήσετε για παρακολούθηση να μπορεί να διαμορφωθεί ώστε να λαμβάνει υπόψη τις ευαισθησίες διαφορετικών πολιτισμών.

Για να απελευθερώσετε τις δυνατότητες των διαπολιτισμικών απομακρυσμένων ομάδων σας, ξεκινήστε τη δοκιμή σας με το Time Doctor σήμερα.