Η εξ αποστάσεως εργασία είναι ολοένα και πιο διαδεδομένη τα τελευταία χρόνια. Ωστόσο, έχει επιταχυνθεί περαιτέρω κατά τη διάρκεια αυτής της πανδημίας.
Η έκθεση της Owl Labs για το State of Remote Work 2021 αναφέρει ότι περίπου 70% των εργαζομένων πλήρους απασχόλησης στις ΗΠΑ έχουν εργαστεί εξ αποστάσεως. Πολλοί εργοδότες έχουν αρχίσει να υιοθετούν την υβριδική ρύθμιση εργασίας, που σημαίνει ότι οι εργαζόμενοι μερικές φορές εργάζονται από το σπίτι και πηγαίνουν στο γραφείο.
Οι περισσότεροι εργαζόμενοι βρίσκουν την εξ αποστάσεως εργασία αποτελεσματική για την αύξηση της παραγωγικότητας. Στην πραγματικότητα, το 90% των εργαζομένων που δούλευαν από το σπίτι κατά τη διάρκεια της πανδημίας ήταν πιο παραγωγικοί από ό,τι όταν εργάζονταν στο γραφείο πριν από την πανδημία.
Είναι κρίσιμο, ωστόσο, να τεθούν σε προτεραιότητα οι κρίσιμες εργασίες. Ωστόσο, μπορεί να είναι δύσκολο να το κάνετε όταν εργάζεστε εξ αποστάσεως. Πώς θα το διασφαλίσετε λοιπόν;
Μην ανησυχείτε — έχουμε συγκεντρώσει ορισμένες συμβουλές ιεράρχησης εργασιών για εσάς. Διαβάστε περαιτέρω για να μάθετε γιατί πρέπει να δίνετε προτεραιότητα σε κρίσιμες εργασίες και πώς να το κάνετε όταν εργάζεστε εξ αποστάσεως.
Πίνακας περιεχομένων
Η άνοδος της εξ αποστάσεως εργασίας
Η απομακρυσμένη εργασία υπάρχει τον τελευταίο καιρό. Πριν την πανδημία, μόνο το 16% των εταιρειών λειτουργεί 100% εξ αποστάσεως. Ενώ το 44% δεν πρόσφερε απομακρυσμένη εργασία, το 40% από αυτούς κατέφυγε σε μια υβριδική εγκατάσταση εργασίας.
Η πανδημία, ωστόσο, άλλαξε το παιχνίδι για τον επιχειρηματικό χώρο. Εταιρείες και οργανισμοί σε όλο τον κόσμο κήρυξαν υποχρεωτική πολιτική εργασίας από το σπίτι (WFH) κατά την έναρξη της παγκόσμιας κρίσης υγείας.
Η ρύθμιση της απομακρυσμένης εργασίας έχει γίνει ευνοϊκή για πολλούς εργαζόμενους παγκοσμίως λόγω πολλών πιθανών πλεονεκτημάτων παρά μειονεκτημάτων. Ωστόσο, ορισμένες εταιρείες έχουν αρχίσει να το ζητούν από τους υπαλλήλους τους πήγαινε πίσω στο γραφείο τώρα.
Όταν ρωτήθηκαν αν θέλουν να επιστρέψουν στον χώρο εργασίας, 84% των εργαζομένων προτιμούν να εργάζονται εξ αποστάσεως για τα καλά. Φαίνεται ότι η εξ αποστάσεως εργασία επαναπροσδιορίζει το μέλλον του επιχειρηματικού τοπίου. Μέχρι σήμερα, οι εργοδότες πειραματίζονται με τη ρύθμιση υβριδικής εργασίας.
David Patterson-Cole, Διευθύνων Σύμβουλος & Συνιδρυτής της Moonchaser, είπε ότι «η απομακρυσμένη και υβριδική εργασία ήρθε για να μείνει. Φαίνεται ότι αλλάζουν το επιχειρηματικό μας τοπίο. Είναι το μελλοντικό μας έργο. Πρέπει να έρθουμε προετοιμασμένοι και έτοιμοι για αυτό που μας περιμένει».
Σημασία της ιεράρχησης εργασιών
Η έννοια της ιεράρχησης εργασιών είναι σχετικά απλή. Συνεπάγεται να γνωρίζετε τι πρέπει να κάνετε πρώτο και τι έρχεται τελευταίο σε μια λίστα εργασιών που έχουν ανατεθεί. Ωστόσο, είναι καλύτερο να δίνετε προτεραιότητα σε κρίσιμες εργασίες.
Ποια είναι λοιπόν τα κρίσιμα καθήκοντα;
Ως επί το πλείστον, οι κρίσιμες εργασίες απαιτούν εστιασμένη επίλυση και άμεση δράση. Αυτές οι εργασίες μπορεί να είναι είτε σημαντικές είτε επείγουσες. Μπορούν να φέρουν θετικά δυνητικό εισόδημα ή να χτυπήσουν αρνητικά το τελικό αποτέλεσμα όταν μένουν χωρίς επίβλεψη.
Γιατί πρέπει να δώσετε προτεραιότητα σε κρίσιμες εργασίες εξαρχής; Εδώ είναι μερικοί λόγοι που πρέπει να το κάνετε:
- Ενισχύστε την αποδοτικότητα και την παραγωγικότητα: Η ιεράρχηση κρίσιμων εργασιών είναι μια βιώσιμη λύση για την αύξηση της αποδοτικότητας και της παραγωγικότητάς σας. Γιατί; Τα βάζει όλα σε τάξη.
- Μειώστε το στρες και το άγχος: Η ιεράρχηση κρίσιμων εργασιών μπορεί να είναι καλό για εσάς προσωπικά. Θα μπορείτε να ελευθερώσετε χρόνο. θα γίνετε επίσης πιο ικανοποιημένοι.
- Επίτευξη ικανοποίησης πελατών: Η ιεράρχηση εργασιών δεν είναι καλή μόνο για εσάς και την επιχείρηση γενικότερα. Κάνοντας αυτό, όλα καταλήγουν στο να κάνετε τους πελάτες σας απόλυτα ικανοποιημένους.
- Αύξηση των κερδών της επιχείρησης: Ο χρόνος είναι χρήμα στον κόσμο των επιχειρήσεων. Είναι λογικό να αξιοποιείτε στο έπακρο τον χρόνο σας δίνοντας προσοχή στις πιο κρίσιμες εργασίες.
- Εξασφαλίστε τη συνολική επιχειρηματική επιτυχία: Το να θέσετε κρίσιμες εργασίες ως προτεραιότητα μπορεί να σας βοηθήσει πολύ, από την αύξηση της παραγωγικότητάς σας έως την ικανοποίηση των πελατών έως την αύξηση των κερδών της επιχείρησης. Τελικά, η ιεράρχηση εργασιών μπορεί να οδηγήσει σε συνολική επιχειρηματική επιτυχία.
Πώς να δώσετε προτεραιότητα σε κρίσιμες εργασίες για απομακρυσμένη εργασία
Η άσκηση κριτικής ιεράρχησης είναι ένα πράγμα, αλλά η εξ αποστάσεως φροντίδα ορισμένων εργασιών είναι άλλο. Το τελευταίο έρχεται με πολλά εμπόδια και προκλήσεις. Επομένως, πρέπει να καθίσετε και να σχεδιάσετε πώς να είστε αποτελεσματικοί, αποδοτικοί και παραγωγικοί στο έργο σας.
Τούτου λεχθέντος, δείτε πώς να δώσετε προτεραιότητα σε κρίσιμες εργασίες για την απομακρυσμένη εργασία σας:
1. Ξεκινήστε ορίζοντας και προσδιορίζοντας κρίσιμες εργασίες
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να ρωτήσετε είναι: τι κάνει μια εργασία κρίσιμη; Στις περισσότερες περιπτώσεις, θεωρείτε μια εργασία κρίσιμη με βάση τα ακόλουθα:
- Είναι το κύριο καθήκον που ορίζεται στην περιγραφή της εργασίας σας.
- Είναι είτε πολύ σημαντικό είτε επείγον.
- Επηρεάζει άμεσα τους τελικούς πελάτες σας.
- Είναι η κορυφαία πηγή παραγωγής εισοδήματος της επιχείρησής σας.
- Επηρεάζει άλλες επιχειρηματικές εργασίες και διαδικασίες.
- Επηρεάζει ολόκληρη την επιχείρηση ή τον οργανισμό.
Δυστυχώς, οι εργασίες διαφέρουν από τη μια εργασία στην άλλη. Φροντίστε να ορίσετε τι σημαίνουν για εσάς κρίσιμες εργασίες όταν εργάζεστε εξ αποστάσεως.
Καθώς έχετε μια λίστα εργασιών που πρέπει να εκτελείτε τακτικά, ξεκινήστε προσδιορίζοντας εκείνες που θεωρούνται κρίσιμες.
2. Προγραμματίστε την ημέρα σας και ορίστε προθεσμίες έργου
Αφού δημιουργήσετε μια λίστα εργασιών και προσδιορίσετε κρίσιμες, μπορείτε τώρα να δημιουργήσετε ένα χρονοδιάγραμμα. Φυσικά, θα λάβετε υπόψη το πιο κρίσιμο έως το λιγότερο στο απομακρυσμένο πρόγραμμα εργασίας σας.
Ενώ βρίσκεστε σε αυτό, φροντίστε να ορίσετε και προθεσμίες έργου. Ο απώτερος στόχος είναι να τηρηθούν αυτές οι προθεσμίες ή να ολοκληρωθούν οι εργασίες έγκαιρα.
Έχει διαφορά αν γίνετε κύριος της ημέρας σας με αποτελεσματικό προγραμματισμό. Ισχύει ιδιαίτερα για όσους εργάζονται εξ αποστάσεως με ευέλικτο πρόγραμμα. Επιπλέον, είναι καλύτερο να αξιοποιήσετε ψηφιακά εργαλεία και τεχνολογία για το πρόγραμμα εργασίας σας.
3. Κατάταξη εργασιών χρησιμοποιώντας τη μέθοδο Ivy Lee
Η μέθοδος Ivy Lee αναπτύχθηκε πριν από περισσότερα από 100 χρόνια. Ο Ivy Lee ήταν σύμβουλος παραγωγικότητας που εισήγαγε αυτή τη μέθοδο για κορυφαία παραγωγικότητα.
Αυτή η μέθοδος παραγωγικότητας συνεπάγεται κατάταξη των εργασιών με βάση τη σειρά προτεραιότητάς τους. Φυσικά, τα κρίσιμα πρέπει να βρίσκονται στην κορυφή της λίστας σας.
Ο Lee περιέγραψε την απλή καθημερινότητά του ως εξής:
- Ξεκινήστε γράφοντας έξι ζωτικής σημασίας εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσετε για την επόμενη μέρα. Αξιολογήστε την κατάταξή τους με βάση τη σημασία τους.
- Όταν εργάζεστε την επόμενη μέρα, εστιάστε στην πρώτη εργασία. Συνεχίστε μόνο με τη δεύτερη εργασία αφού ολοκληρώσετε την πρώτη.
- Κάντε το ίδιο μέχρι να ολοκληρώσετε την τελευταία εργασία.
- Πριν τελειώσει η ημέρα, δημιουργήστε μια άλλη λίστα με έξι ζωτικής σημασίας εργασίες για την επόμενη μέρα.
- Επαναλάβετε τη διαδικασία κάθε εργάσιμη ημέρα.
Η μέθοδος Ivy Lee εφαρμόζεται ακόμη περισσότερο στην απομακρυσμένη εργασία. Είναι καλύτερο να το κάνετε αυτό εάν έχετε ένα ευέλικτο πρόγραμμα. Επίσης, σκεφτείτε να το κάνετε αυτό εάν εργάζεστε σε απομακρυσμένη τοποθεσία με λιγότερη επίβλεψη.
4. Χρησιμοποιήστε τις μεθόδους ABCDE για να καθορίσετε παρόμοιες προτεραιότητες
Ενώ η μέθοδος Ivy Lee είναι αποτελεσματική, η αξιολόγηση της σειράς προτεραιότητας των εργασιών είναι το πιο δύσκολο κομμάτι. Εκεί μπαίνει η μέθοδος ABCDE.
Η μέθοδος ABCDE έχει δύο μέρη: τα γράμματα (η σειρά σπουδαιότητας) και τους αριθμούς (η σειρά προτεραιότητας). Ο υποστηρικτής αυτής της μεθόδου, ο Brian Tracy, καθόρισε τα βήματα για την ιεράρχηση των εργασιών σας:
- Ξεκινήστε αναθέτοντας γράμματα στη λίστα εργασιών σας, με το Α ως το πιο σημαντικό και το Ε να είναι το λιγότερο σημαντικό.
- Στη συνέχεια, αντιστοιχίστε αριθμούς σε καθένα με βάση τη σειρά αντιμετώπισης αυτών των εργασιών.
- Σταματήστε μέχρι να έχουν και τα έξι γράμματα και αριθμούς.
Οι κρίσιμες εργασίες σας πιθανότατα θα λάβουν τα πρώτα γράμματα. Αλλά αποφασίστε αν θέλετε να τα χειριστείτε πρώτα ή τελευταία, ανάλογα με το τι σας ταιριάζει.
5. Χρησιμοποιήστε τον πίνακα αποφάσεων του Eisenhower για να διαχωρίσετε τις επείγουσες από τις σημαντικές εργασίες
Ο πρώην πρόεδρος των ΗΠΑ, Ντουάιτ Αϊζενχάουερ, ανέπτυξε αυτή τη μέθοδο παραγωγικότητας. Ως εκ τούτου, το όνομα Eisenhower Decision matrix.
Ο πίνακας αποτελείται από τέσσερα τεταρτημόρια σε ένα πλαίσιο με την ετικέτα “επείγον” και “σημαντικό”. Ελέγξτε τις εργασίες σε κάθε τεταρτημόριο και αξιολογήστε την κατάσταση προτεραιότητάς τους. Στη συνέχεια, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
- Επείγον και σημαντικό: Κάντε αυτές τις εργασίες αμέσως.
- Σημαντικό αλλά όχι επείγον: Προγραμματίστε αυτές τις εργασίες.
- Επείγον αλλά όχι σημαντικό: Αναθέστε αυτές τις εργασίες.
- Ούτε επείγον ούτε σημαντικό: Καταργήστε αυτές τις εργασίες από το πρόγραμμά σας.
6. Ακολουθήστε τον κανόνα «φάτε-αυτό-βάτραχος».
Ο διάσημος Μαρκ Τουέιν έγραψε κάποτε: «Αν πρέπει να φας έναν ζωντανό βάτραχο, δεν αξίζει να κάθεσαι και να τον κοιτάς για πολλή ώρα».
Αυτή η έννοια ισχύει και για την εργασία, ιδιαίτερα για την εξ αποστάσεως εργασία. Οι περισσότεροι ειδικοί παραγωγικότητας συνιστούν την άμεση αντιμετώπιση της πιο σημαντικής εργασίας (MIT).
Εάν έχετε κρίσιμες εργασίες, προχωρήστε και ολοκληρώστε τις αμέσως. Μη χάνετε χρόνο κοιτάζοντάς τα και μην τα κάνετε. Θα εκπλαγείτε με το πόσο ομαλά μπορείτε να ολοκληρώσετε όλες τις άλλες εργασίες μόλις ολοκληρώσετε τις πιο δύσκολες.
7. Εκμεταλλευτείτε τις ώρες αιχμής της παραγωγικότητάς σας
Οι περισσότερες εταιρείες απαιτούν από τους υπαλλήλους να εργάζονται για οκτώ ώρες κάθε μέρα. Ωστόσο, ο μέσος εργαζόμενος είναι παραγωγικός μόνο για σχεδόν τρεις ώρες την ημέρα.
Τα καλά νέα είναι ότι η εξ αποστάσεως εργασία έχει αυξήσει την παραγωγικότητα σε ποσοστό άνω του 66,67% των εργοδοτών. Έτσι, οι απομακρυσμένοι υπάλληλοι θα πρέπει να αξιοποιούν στο έπακρο τις ώρες εργασίας τους.
Υπάρχουν ορισμένες στιγμές μέσα στην ημέρα που είστε πιο παραγωγικοί και όχι. Ο καλύτερος τρόπος δράσης είναι να προσδιορίσετε τις ώρες αιχμής της παραγωγικότητάς σας. Φροντίστε να αντιμετωπίσετε κρίσιμες εργασίες κατά τη διάρκεια αυτών των παραγωγικών ωρών.
8. Να είστε επιφυλακτικοί σχετικά με την πλάνη του βυθισμένου κόστους
Βυθισμένη πλάνη κόστους είναι όταν συνεχίζεις να κάνεις κάτι επειδή έχεις ήδη επενδύσει σε αυτό.
Για παράδειγμα, δεσμεύεστε να ολοκληρώσετε μια εργασία που σας έχει ανατεθεί λόγω υπαλλήλου σε άδεια. Όταν ο υπάλληλος επιστρέφει στη δουλειά, επιμένετε να ολοκληρώσετε την εργασία επειδή την έχετε ήδη ξεκινήσει. Ωστόσο, δεν είναι καν μέρος της περιγραφής της εργασίας σας.
Είναι σημαντικό να μην πέσουμε θύματα της πλάνης του βυθισμένου κόστους. Ισχύει ιδιαίτερα εάν έχετε πολλούς στόχους να ολοκληρώσετε και πρέπει να δώσετε προσοχή σε κρίσιμες.
Εάν όχι, αυτή η πλάνη μπορεί να εμποδίσει την παραγωγικότητά σας και να σας κάνει να χάσετε τα μάτια σας από την ιεράρχηση των εργασιών σας.
9. Μάθετε να λέτε «όχι» σε κάποια δουλειά
Μερικοί υπάλληλοι δεν ξέρουν πώς να αρνηθούν κάποια καθήκοντα που τους έχουν ανατεθεί. Αναλαμβάνουν τόνους δουλειάς που μπορεί να τους είναι συντριπτική. Ως αποτέλεσμα, η δουλειά τους διακυβεύεται και αισθάνονται καμένοι.
Το να μάθεις να λες «όχι» έχει θετικό αντίκτυπο στη ζωή. Αυτή η ιδέα ισχύει και για την απομακρυσμένη εργασία. Ωστόσο, το να λες «όχι» στη δουλειά είναι πιο εύκολο να το λες παρά να το κάνεις.
Το Forbes πρότεινε εξηγώντας τον λόγο όταν απορρίπτετε ένα αίτημα εργασίας. Είναι επίσης σημαντικό να είστε λογικοί όταν λέτε όχι σε μια εργασία. Τέλος, βοηθάει αν συμβιβαστείτε και προτείνετε μια εναλλακτική.
Εάν κατακτήσετε την τέχνη του να λέτε «όχι» για να εργαστείτε αποτελεσματικά, θα είστε σε θέση να κάνετε τη δουλειά σας και να εστιάσετε περισσότερο σε κρίσιμες εργασίες.
10. Ολοκληρώστε μία εργασία τη φορά
Το multitasking ήταν μια θετική δύναμη για να λάβετε υπόψη πριν. Αν και υποτίθεται ότι ενισχύει την αποτελεσματικότητα, η ανάληψη περισσότερων από μία εργασιών ταυτόχρονα είναι αντιπαραγωγική. Δεν αυξάνει την παραγωγικότητα. αυξάνει μόνο την απασχόληση.
Πρόσφατες μελέτες το αποκάλυψαν πολλαπλές εργασίες σας κάνει λιγότερο αποτελεσματικούς και πιο επιρρεπείς σε λάθη. Γιατί; Ο εγκέφαλός σας απλώς αλλάζει ταχύτητες μεταξύ των εργασιών, διαιρώντας την προσοχή σας και επηρεάζοντας την παραγωγικότητα.
Το μειονέκτημα του multitasking δεν είναι εμφανές για απλές εργασίες. Ωστόσο, γίνεται πρόβλημα όταν χειρίζεστε περίπλοκες εργασίες που απαιτούν αμέριστη προσοχή και επείγουσα δράση.
Επομένως, όταν πρόκειται για την ιεράρχηση κρίσιμων εργασιών, είναι καλύτερο να ολοκληρώνετε μία εργασία τη φορά.
Τυλίγοντας
Η ιεράρχηση κρίσιμων εργασιών είναι ζωτικής σημασίας για την αύξηση της παραγωγικότητας. Ωστόσο, μπορεί να είναι δύσκολο να το κάνετε όταν εργάζεστε εξ αποστάσεως.
Ως εκ τούτου, λάβετε υπόψη τις πρακτικές συμβουλές που προτείνονται παραπάνω, από τον εντοπισμό κρίσιμων εργασιών έως την ολοκλήρωση μιας εργασίας τη φορά. Το πιο σημαντικό, χρησιμοποιήστε μέτρα παραγωγικότητας όπως η μέθοδος Ivy Lee, η μέθοδος ABCDE, η μήτρα απόφασης Eisenhower και ο κανόνας eat-that-frog.
Έχοντας όλα αυτά κατά νου, θα αποκομίσετε τα οφέλη της ιεράρχησης κρίσιμων εργασιών. Θα ενισχύσετε την παραγωγικότητα και την κερδοφορία σας ενώ θα κάνετε τους πελάτες σας απόλυτα ικανοποιημένους. Τελικά, θα αξιοποιήσετε στο έπακρο την απομακρυσμένη εργασία σας και θα γίνετε επιτυχημένοι σε αυτήν.
David Patterson-Cole, Διευθύνων Σύμβουλος της πλατφόρμας διαπραγμάτευσης μισθών Moonchaser.
