8 επαγγελματικές συμβουλές για αποτελεσματική διαχείριση υβριδικού εργατικού δυναμικού

198

Είτε ο οργανισμός σας στοχεύει να προσθέσει ευελιξία σε ένα παραδοσιακό μοντέλο εργασίας είτε απαιτεί χρόνο στο γραφείο για απομακρυσμένους εργαζόμενους, η διαχείριση ενός υβριδικού εργατικού δυναμικού είναι μια πράξη εξισορρόπησης. Εάν έχετε ήδη αρχίσει να δοκιμάζετε ένα υβριδικό μοντέλο, πιθανότατα έχετε αντιμετωπίσει προβλήματα όπως αυτά:

• Η επικοινωνία δεν είναι συνεπής.
• Οι εργαζόμενοι αγωνίζονται να νιώσουν συνδεδεμένοι.
• Η εταιρική κουλτούρα είναι ανύπαρκτη.

Με προσεκτικό σχεδιασμό και προληπτική επίλυση προβλημάτων, μπορείτε να σχεδιάσετε μια υβριδική προσέγγιση που λειτουργεί για όλους. Είτε ο οργανισμός σας στοχεύει να προσθέσει ευελιξία σε ένα παραδοσιακό μοντέλο εργασίας είτε απαιτεί χρόνο στο γραφείο για απομακρυσμένους εργαζόμενους, η διαχείριση ενός υβριδικού εργατικού δυναμικού είναι μια πράξη εξισορρόπησης.

1. Επιτρέψτε ευελιξία βάσει χρόνου και τοποθεσίας

Είναι εύκολο να υποθέσουμε ότι το μεγαλύτερο πλεονέκτημα μιας υβριδικής διάταξης είναι η ικανότητα εργασίας από οπουδήποτε. Αν και οι υβριδικοί υπάλληλοι εκτιμούν την επιλογή να εργάζονται από διαφορετικές τοποθεσίες, η ευελιξία βάσει χρόνου είναι εξίσου απαραίτητη για αυτό το μοντέλο εργατικού δυναμικού.

Σύμφωνα με α Έρευνα Gartner 2022 για υβριδικούς υπαλλήλους, όσοι μπορούν να επιλέξουν πότε εργάζονται έχουν 2,3 φορές περισσότερες πιθανότητες να επιτύχουν υψηλότερες μετρήσεις απόδοσης. Η παροχή αυτονομίας στους υπαλλήλους μπορεί να μειώσει την κούραση κατά 1,9 φορές ενώ παράλληλα ενισχύει την παραγωγικότητα και μετριάζει την εξουθένωση.

Η πλήρης ευελιξία βάσει χρόνου μπορεί να μην είναι ρεαλιστική για τον οργανισμό σας. Για παράδειγμα, μπορεί να χρειαστεί να αναθέσετε χρονοδιαγράμματα εργασίας για να εξασφαλίσετε κάλυψη σε διαφορετικές ζώνες ώρας.

Αλλά όποτε είναι δυνατόν, επιτρέψτε στα υβριδικά και απομακρυσμένα μέλη της ομάδας να επιλέξουν πότε εργάζονται. Θέστε προσδοκίες για το τι πρέπει να επιτύχουν για να δώσουν στις εργάσιμες ημέρες τους επαρκή δομή. Ακολουθούν δύο επιλογές που πρέπει να εξετάσετε:

• Απαιτήστε από τους υπαλλήλους να εργάζονται συγκεκριμένο αριθμό ωρών την ημέρα ή την εβδομάδα. Ο καθορισμός ορίων μπορεί να τους βοηθήσει να αισθάνονται ότι δεν χρειάζεται να εργάζονται συνεχώς, κάτι που μπορεί να δημιουργήσει μια καλύτερη ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής.
• Ορίστε προθεσμίες ή ποσοστώσεις και επιτρέψτε στους υπαλλήλους να επιλέξουν τις δικές τους ώρες. Η παροχή αυξημένης αυτονομίας στους υπαλλήλους μπορεί να βοηθήσει τον οργανισμό σας να επικεντρωθεί στην αξία της εργασίας και όχι στις ώρες.

2. Αναθέστε ανεξάρτητη και ομαδική εργασία

Εάν ο οργανισμός σας μεταβαίνει σε μια υβριδική προσέγγιση από ένα μοντέλο εντός γραφείου, μπορείτε να περιμένετε από τους εργαζόμενους να αισθάνονται λιγότερο συνδεδεμένοι με τους συνομηλίκους. Οι εργαζόμενοι που κάποτε αλληλεπιδρούσαν με τα μέλη της ομάδας καθ’ όλη τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας μπορεί να αρχίσουν να νιώθουν απομονωμένοι – ειδικά εάν η εργασία τους έχει γίνει σε μεγάλο βαθμό ανεξάρτητη.

Σύμφωνα με την Αναφορά υβριδικής εργασίας HubSpot 2023, μόνο το 34% των υβριδικών εργαζομένων αισθάνονται συνδεδεμένοι με τους συναδέλφους τους. Αυτή η αποσύνδεση μπορεί να οδηγήσει σε δυστυχία και υψηλά ποσοστά τζίρου. Στην πραγματικότητα, το αίσθημα σύνδεσης με τους συναδέλφους είναι ένας σημαντικός παράγοντας στη διατήρηση των εργαζομένων για το 67% των υβριδικών εργαζομένων.

Για να βελτιώσετε τη δέσμευση των εργαζομένων, σχεδιάστε τις αναθέσεις σκόπιμα. Ξεκινήστε με αυτές τις οδηγίες:

1. Ορίστε καθήκοντα ως ανεξάρτητες ή ομαδικές προσπάθειες.
2. Επιλέξτε μια αναλογία σε επίπεδο ομάδας ή οργανισμού μεταξύ των δύο τύπων εργασιών.
3. Αναθέστε εργασίες έχοντας κατά νου αυτή τη βέλτιστη ισορροπία.
4. Δημοσκοπήστε τους υπαλλήλους με την πάροδο του χρόνου για να επανεξετάσετε τη βαθμολογία σύνδεσής τους.

3. Παρέχετε εργαλεία εργασίας και επικοινωνίας

Οι εργαζόμενοι που εργάζονται από το σπίτι δεν θα έχουν πρόσβαση στα εργαλεία και την τεχνολογία που διαθέτουν σε ένα περιβάλλον γραφείου. Οι περιορισμένες στοίβες τεχνολογίας και τα σύνολα εργαλείων μπορούν να θέσουν σε κίνδυνο την απόδοση και την παραγωγικότητα περισσότερο από όσο νομίζετε.

Σύμφωνα με την 2022 Cisco Global Hybrid Work Study, το 77% των υβριδικών εργαζομένων θεωρεί την επαρκή τεχνική υποστήριξη ως βασική προτεραιότητα όταν εργάζονται από το σπίτι. Περισσότεροι από τους μισούς θεωρούν την αυξημένη τεχνολογία ως βασικό παράγοντα.

Για τους επόπτες υβριδικών ομάδων, η παροχή στους υπαλλήλους της τεχνολογίας και της υποστήριξης που χρειάζονται για να κάνουν καλά τη δουλειά τους είναι απαραίτητη, ανεξάρτητα από το πού εργάζονται. Χρησιμοποιήστε αυτό το πλαίσιο για να διασφαλίσετε ότι προμηθεύετε επαρκώς την ομάδα σας:

• Εξετάστε τις συσκευές εργασίας από το σπίτι. Οι εργαζόμενοι θα πάρουν τις συσκευές εργασίας τους στο σπίτι; Θα εκχωρήσετε συγκεκριμένες συσκευές για απομακρυσμένους υπαλλήλους; Ή οι εργαζόμενοι θα είναι υπεύθυνοι για τη χρήση των δικών τους συσκευών;
• Σκεφτείτε το βασικό λογισμικό εργασίας. Έχουν οι ομάδες όλα τα εργαλεία που χρειάζονται για να κάνουν τη δουλειά τους στο σπίτι, όπως θα έκαναν στο γραφείο; Πώς θα ενημερώσετε τις εφαρμογές ή θα παρέχετε υποστήριξη;
• Δώστε προτεραιότητα στα εργαλεία επικοινωνίας. Πώς θα επικοινωνούν οι ομάδες έξω από το γραφείο; Σκεφτείτε εργαλεία συνεργασίας όπως το Slack, το Zoom και το Microsoft Teams, που βελτιστοποιούν την ασύγχρονη επικοινωνία και κάνουν εύκολες τις εικονικές συναντήσεις.

4. Επενδύστε σε εργαλεία παραγωγικότητας ομάδας

Οι εργαζόμενοι που προσαρμόζονται στην απομακρυσμένη εργασία για πρώτη φορά μπορεί να δυσκολευτούν να ολοκληρώσουν εργασίες σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα ή να διατηρήσουν τα επίπεδα απόδοσης εντός του γραφείου. Επενδύστε σε χρήσιμα εργαλεία διαχείρισης για να αποφύγετε προβλήματα παραγωγικότητας, καθυστερημένα έργα και έξοδα αναρρίχησης.

Με τη σωστή πλατφόρμα λογισμικού, μπορείτε να παρακολουθείτε τα επίπεδα παραγωγικότητας για ομάδες και μεμονωμένους χρήστες για να εντοπίσετε προβλήματα προτού κλιμακωθούν. Στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σχέδιο για την αντιμετώπιση μη παραγωγικών συμπεριφορών και να επαναφέρετε την ομάδα σας σε καλό δρόμο.

Το Time Doctor παρακολουθεί αυτόματα την παραγωγικότητα των εργαζομένων και της ομάδας με βάση τις δραστηριότητές τους κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας. Αρχικά, θα χρειαστεί να επισημάνετε ιστότοπους και εφαρμογές που δεν είναι παραγωγικές για την ομάδα σας, όπως τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και οι ιστότοποι ψυχαγωγίας.

Όταν οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν το Time Doctor για να παρακολουθούν τον χρόνο εργασίας τους, το λογισμικό παρακολουθεί αυτόματα τους ιστότοπους και τις εφαρμογές που χρησιμοποιούν. Η πλατφόρμα παρακολουθεί πόσο χρόνο ξοδεύει κάθε μέλος της ομάδας σε παραγωγικές έναντι μη παραγωγικές εργασίες.

Στη συνέχεια, δημιουργεί πληροφορίες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να μετρήσετε την παραγωγικότητα με μια ματιά. Μπορείτε εύκολα να δείτε ποιοι εργαζόμενοι και οι ομάδες είναι πιο παραγωγικοί σε σύγκριση με εκείνους που αγωνίζονται να θέσουν όρια μεταξύ εργασίας και αναψυχής. Όταν είναι απαραίτητο, μπορείτε να λάβετε μέτρα για να βοηθήσετε τις μη παραγωγικές ομάδες και τους υπαλλήλους να παραμείνουν στην εργασία τους.

5. Διαφοροποιήστε τις απομακρυσμένες και τις εργασίες στο γραφείο

Εάν απαιτείτε από τους υπαλλήλους να περνούν έναν συγκεκριμένο αριθμό ημερών στο γραφείο κάθε εβδομάδα ή μήνα, κάντε αυτόν τον χρόνο να αξίζει τον κόπο. Κρατήστε χρόνο στο γραφείο για προσωπική και συλλογική εργασία και αφήστε τις απομακρυσμένες ώρες για πιο ανεξάρτητη εργασία.

Για παράδειγμα, οι εργαζόμενοι δεν θα πρέπει να περνούν τις ημέρες τους στο γραφείο παρακολουθώντας εικονικές συσκέψεις ή στέλνοντας άμεσα μηνύματα. Ομοίως, οι ημέρες εργασίας των εργαζομένων από το σπίτι δεν θα πρέπει να περιλαμβάνουν τη συμμετοχή σε συνεδρίες στρατηγικής ή εκδηλώσεις δικτύωσης.

Για να βοηθήσετε την ομάδα σας να διαφοροποιήσει τα δύο και να τα χρησιμοποιήσει καλύτερα, δοκιμάστε αυτές τις συμβουλές:

• Δημιουργήστε κοινόχρηστα ημερολόγια όπου οι εργαζόμενοι μπορούν να παρακολουθούν τις τοποθεσίες εργασίας των μελών της ομάδας και να προγραμματίζουν συναντήσεις ανάλογα.
• Προγραμματίστε συνεδρίες στρατηγικής και συναντήσεις προσωπικού όταν τα περισσότερα μέλη της ομάδας θα βρίσκονται στο γραφείο.
• Ενθαρρύνετε την ομάδα σας να διαχειρίζεται ατομικές εργασίες ενώ εργάζεστε από το σπίτι και δώστε τους την τεχνολογία που χρειάζονται για να πετύχουν.

6. Δώστε προτεραιότητα στην εταιρική κουλτούρα

Η δημιουργία μιας συνεπούς εταιρικής κουλτούρας και η μέτρηση των αποτελεσμάτων είναι εύκολη για τις ομάδες εντός γραφείου. Αλλά σε υβριδικά περιβάλλοντα που δίνουν προτεραιότητα στην απομακρυσμένη εργασία, η εταιρική κουλτούρα φαίνεται συχνά σαν μια μεταγενέστερη σκέψη.

Για πολλές υβριδικές ομάδες, η έλλειψη κουλτούρας μπορεί να είναι σοβαρό πρόβλημα – και ακόμη και να επηρεάσει τη διατήρηση των εργαζομένων. Για παράδειγμα, η μελέτη της Cisco δείχνει ότι σχεδόν το 75% των υβριδικών υπαλλήλων θέλουν η εταιρεία τους να επανεξετάσει την κουλτούρα της. Ομοίως, η μελέτη HubSpot δείχνει ότι πάνω από το 40% των υβριδικών υπαλλήλων θέλουν περισσότερες δραστηριότητες δημιουργίας ομάδας.

Χρησιμοποιήστε αυτές τις ιδέες για να ενισχύσετε την εταιρική σας κουλτούρα τόσο στο γραφείο όσο και σε απομακρυσμένες ώρες εργασίας:

• Σχεδιάστε τριμηνιαίες ή ετήσιες αυτοπροσώπως εκδηλώσεις που περιλαμβάνουν ολόκληρη την ομάδα, όπως συναντήσεις προσωπικού ή συνέδρια.
• Δημιουργήστε τελετουργικά για απομακρυσμένες συναντήσεις, όπως να κάνετε μια ερώτηση της εβδομάδας ή να αφήσετε τους υπαλλήλους να μοιράζονται προσωπικές ενημερώσεις.
• Αφήστε χρόνο για να αναγνωρίσετε τους υπαλλήλους για την απόδοση και τα επιτεύγματα τόσο στις επιτόπιες όσο και στις εικονικές συναντήσεις.

7. Ζητήστε και ενεργήστε για ανατροφοδότηση

Όταν η ομάδα σας ξοδεύει λιγότερο χρόνο στο γραφείο, οι εργαζόμενοι μπορεί να έχουν λιγότερες ευκαιρίες να συνδεθούν με τους διευθυντές, με αποτέλεσμα να δημιουργούνται ανησυχίες σχετικά με την ορατότητα. Οι εργαζόμενοι που δεν αισθάνονται να τους βλέπουν ή να τους ακούνε μπορεί να κοιτάξουν αλλού, δημιουργώντας χαμηλό ηθικό και ακριβά ζητήματα διατήρησης των εργαζομένων.

Καθώς μεταβαίνετε σε έναν υβριδικό χώρο εργασίας, δημιουργήστε χώρο για αποδοχή και επεξεργασία σχολίων. ΕΝΑ Μελέτη McKinsey για την υβριδική εργασία διαπίστωσε ότι η δυνατότητα αμφίδρομης ανατροφοδότησης μπορεί να αυξήσει το σεβασμό και να οδηγήσει σε έναν πιο περιεκτικό χώρο εργασίας.

Χρησιμοποιήστε αυτές τις συμβουλές για να βελτιώσετε την προσέγγιση σχολίων σας, δίνοντας παράλληλα προτεραιότητα στη συμπερίληψη:

• Ορίστε ένα χρονοδιάγραμμα για την αποδοχή σχολίων. Για παράδειγμα, μπορεί να ζητήσετε εισαγωγή εβδομαδιαία ή μετά από συγκεκριμένα συμβάντα.
• Βρείτε χρόνο για να απαντήσετε στα σχόλια. Για παράδειγμα, οι διευθυντές μπορεί να απαντήσουν εντός συγκεκριμένου χρονικού πλαισίου ή κατά τη διάρκεια ενός-προς-έναν.
• Δημιουργήστε μια δομή για την επεξεργασία των σχολίων. Για παράδειγμα, μπορείτε να διανείμετε ιδέες για αναθεώρηση και υλοποίηση.

8. Σχεδιάστε ένα πλαίσιο για πρόοδο

Όσο οι εργαζόμενοι εκτιμούν την υγιή ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής που επιτρέπουν πιο ευέλικτες ρυθμίσεις εργασίας, μπορεί επίσης να έχουν σοβαρές ανησυχίες. Κάποιοι μπορεί να αναρωτιούνται πώς η υβριδική εργασία θα επηρεάσει την επαγγελματική τους πορεία ή τις δυνατότητες κερδών.

Στην πραγματικότητα, η μελέτη της Cisco διαπίστωσε ότι πάνω από το 40% των υβριδικών υπαλλήλων πιστεύουν ότι οι εργαζόμενοι από απόσταση και οι εργαζόμενοι στο γραφείο δεν έχουν ίσες ευκαιρίες για πρόοδο. Σχεδόν το 60% πιστεύει ότι οι εργαζόμενοι στο γραφείο θα έχουν καλύτερη ανάπτυξη σταδιοδρομίας, υποδηλώνοντας ότι οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι αντιμετωπίζουν μια μοναδική πρόκληση.

Όταν οι υπάλληλοί σας εργάζονται σε πολλές τοποθεσίες και έχουν πολύ διαφορετικό χρόνο πρόσωπο με πρόσωπο με τους διευθυντές, είναι κρίσιμο να διασφαλίσετε ότι όλοι έχουν παρόμοιες ευκαιρίες για να αναπτύξουν τη σταδιοδρομία τους. Ακολουθούν μερικές ιδέες για τη δημιουργία του πλαισίου σας:

• Διεξάγετε αξιολογήσεις απόδοσης σε καθορισμένο χρονοδιάγραμμα. Είτε επιλέγετε τριμηνιαίες είτε ετήσιες αξιολογήσεις απόδοσης, παρέχετε τακτικές αξιολογήσεις και σχόλια.
• Δημιουργήστε εσωτερικές οδηγίες προώθησης. Βοηθήστε τους υπαλλήλους να κατανοήσουν ποιες είναι οι ευκαιρίες μέσα στον οργανισμό και τι χρειάζεται για να φτάσουν εκεί.
• Προσφέρετε πόρους επαγγελματικής ανάπτυξης. Δώστε στους υπαλλήλους ευκαιρίες να μάθουν και να βελτιωθούν εκτός των καθημερινών τους καθηκόντων, ώστε να μπορούν να είναι προορατικοί για την ανάπτυξη της σταδιοδρομίας τους.

Δοκιμάστε το εργαλείο που έχει σχεδιαστεί για να βοηθά τις υβριδικές ομάδες να είναι πιο παραγωγικές

Είστε έτοιμοι να κάνετε ένα βήμα προς τη σωστή κατεύθυνση με μια πλατφόρμα λογισμικού σχεδιασμένη για υβριδικές ομάδες; Αποκτήστε μια δωρεάν δοκιμή του Time Doctor και ξεκινήστε να παρακολουθείτε τη συμμετοχή της ομάδας, τον φόρτο εργασίας και την παραγωγικότητα σήμερα.